Digital arbeidsplass Digital samhandling Digitalisering IT-strategi Skyløsninger

Samarbeid i sanntid, felles skylagring av filer med forskjellige tilgangsnivåer og chat-basert kommunikasjon er bare noen av fordelene med en helhetlig skyløsning. Implementeringen av en slik løsning kan virke kostbart og ressurskrevende. Forrester Research, Inc skrev i 2015 en Total Economic Impact (TEI)-analyse for å undersøke den langsiktige verdien av en helhetlig skyløsning.

Bedrifter uten en helhetlig skyløsning føler ofte at systemene fungerer godt, men er uvitende om mulighetene som finnes. Ved å ha en helhetlig skyløsning øker man produktiviteten, fleksibiliteten og kan redusere kostnader.

Overgangen til en helhetlig skyløsning kan virke som en stor, kostbar og ressurskrevende investering, men i analysen av Forrester Research, Inc. er konklusjonen er stikk motsatt. Dette er en øyeåpner for mange.

Formålet med en TEI-analyse

Formålet med en TEI-analyse er å identifisere fordeler, kostnader, fleksibilitet og risikoer som påvirker investeringssbeslutningen. Analysen tar altså hensyn til mer enn bare direkte kostnader og fordeler. Disse faktorene kvantifiseres og analysen ender opp med en nåverdi som vil fortelle om investeringen gir en positiv eller negativ økonomisk innvirkning på sikt.

Fordeler ved en helhetlig skyløsning

En helhetlig skyløsning påvirker hovedsakelig to områder, produktivitet og kostnader. I de aller fleste tilfeller øker produktiviteten, samtidig som kostnadene reduseres.

Økt produktivitet

Den viktigste og mest påvirkningsfulle fordelen ved en helhetlig skyløsning er den økte produktiviteten. Ansatte slipper å lete etter filer, oppleve nedetide og jobbe på mange systemer. Alt er skybasert, så mobilt arbeid forenkles også drastisk. Økt produktivitet fører for de aller fleste også til økt inntekt, da sluttbrukerne har mer tid til verdiskapende aktiviteter.

Før vi fikk Office 365, hadde vi et sammensurium av programmer og programvare. Arbeidsmoralen var på bunn. Den tidligere teknologien vår sang på siste verset, og medarbeiderne var ekstremt frustrerte fordi de ikke kunne gjøre jobben sin. Medarbeiderne fikk så mye pepper fra kundene at de vurderte å slutte i jobben. Teknologien var problemet, og det gikk ut over virksomheten.

– Direktør i et landskapsarkitektfirma (Kilde: Forrester Research, Inc, 2015)

Reduserte løpende kostnader

En investering i omlegging av systemer og opprettelse av et kjernesystem vil virke kostbart på kort sikt. Ved å ha en helhetlig skyløsning vil man imidlertid kunne avslutte flere abonnementer hos andre leverandører som leverer chatplattformer, fjernsamtaler, skylagring, serverlagring, prosjektstyringsverktøy med mer. Vedlikeholdsskostnaden for disse systemene vil også forsvinne.

Ansatte slipper også å bruke tid på IT-problemer og IT-sikkerheten, da de største leverandørene av skyplattformer har gode tekniske løsninger som blir godt sikret med enkle tiltak.

Ofte ser vi at summen av de små kostnadene til forskjellige leverandører hver måned er like store eller større enn én kostnad til en skyleverandør. På sikt vil denne kostnaden holde seg stabil, og gi økt produktivitet og output.


Grunnlag: 204 organisasjoner i USA og Storbritannia som bruker Office 365-produkter per 2015
Kilde: Forrester Research, Inc., 2015

Direkte investeringskostnader

Kostnadene ved implementering av en helhetlig skyløsning er betydelige, da det er en en prosess som involverer flere parter. For å få et komplett kostnadsbilde må man regne med kostnader fra planlegging og forberedelse av løsningen til implementering og overføring av data. I tillegg kommer opplæring av ansatte. Denne kostnaden er allikevel nødvendig for å oppnå de verdiene som kommer av fordelene ved implementeringen.

I tillegg til kostnader relatert til planlegging og implementering kommer den fremtidige kostnaden til lisenser og drift, men som nevnt viser denne seg ofte å være lavere enn ved å fortsette med tidligere løsning.

Fleksibilitet gir langsiktig strategisk verdi

Når en beslutning om en investering skal tas er det ofte kun kostnader og direkte fordeler som vurderes, men det er viktig å også vurdere den langsiktige strategiske fordelen investeringen vil ha. Ved implementering av en helhetlig løsning vil det være mulig å utvide denne etter behov, da leverandørene av slike løsninger har tillegg og utvidelser som kan dekke ethvert behov selskapet måtte ha i fremtiden.

Dette er i motsetning til en fysisk server på kontoret som hadde måtte blitt skiftet ut, eller flere tredjepartprogramvare som måtte blitt utvidet eller erstattet ettersom behovet øker. Store, internasjonale selskaper, som General Electric (GE) og PricewaterhouseCoopers (PwC) bruker henholdsvis Office 365 og G Suite som en kritisk del av deres teknologiske løsning, så du trenger ikke å være bekymret for at selskapet vokser ut løsningen.

Risikojustering av faktorer

Ved implementering av en helhetlig skyløsning vil det alltid være usikkerhet. Implementeringen kan ta lengre tid og bli mer kostbart enn antatt. I tillegg til dette kan fordelene vise seg å ikke være like store som først forespeilet. Det er derfor viktig å risikojustere både kostnader og fordeler slik at man ikke får ubehagelige overraskelser underveis. Kostnadene i rapporten til Forrester justeres opp 5%, mens den kvantitative verdien av fordelene nedjusteres med 5-15%.

Resultat av TEI-analysen

Det kvantitative resultatet av hver faktor legges sammen til et samlet resultat som kan brukes ved vurdering av investeringen. Resultatet av kasusstudien i rapporten til Forrester viser en høy positivt netto nåverdi og at investeringen var inntjent etter 5,1 måneder. Dette kan ikke si noe om hvilket resultat akkurat ditt selskap vil oppnå, men det gir en god indikasjon på at en overgang til en helhetlig skyløsning er lønnsomt på sikt. Produktiviteten på tvers av selskapet økes betraktelig og løpende kostnader kan reduseres.


Kilde: Forrester Research, Inc., 2015

Ønsker du å lese hele rapporten? Last ned her

Kilder:
Forrester Research, Inc., 2015, “Total Economic Impact™ av Microsoft Office 365, Små og mellomstore bedrifter”, hentet 27/07/2018

Microsoft, «GE leads the way to the digital industrial age with a modern workplace culture», hentet fra https://products.office.com/en-us/business/office-365-customer-story?key=ge-manufacturing-microsoft-365, 27/07/2018

Har dere også lyst til å lykkes i den digitale verden?
La oss ta en prat!

Håkon Røsten

Økonomiansvarlig / Konsulent

993 57 742

haakon@frend.no