De beskrev problemer med nettverk på kontoret, lagring på flere lokasjoner, mangel på oversikt over IT-kostnader og alt for treg responstid hos eksisterende IT-leverandør. I tillegg manglet Æra definerte sikkerhetsnivåer, med tilhørende tiltak. Dette er utfordringer vi er godt kjent med, og som kan skape både mye frustrasjon og unødvendig høy risiko.

Kartlegging

For å kunne bistå Æra på best mulig vis, startet vi med en kartlegging. Dette er viktig for oss for å kunne danne oss et reelt bilde av organisasjonen, dens behov og IT-løsninger. På denne måten får vi de beste forutsetningene for å gi gode og riktige råd. Hos Æra inkluderte kartleggingen en gjennomgang av eksisterende IT-kostnader, for å lage et fullstendig kostnadsbilde for organisasjonen. Slik kunne Æra ta informerte beslutninger og vurderinger om veien videre.

Basert på den initielle kartleggingen ble vi enige om at det viktigste var å rette opp i problemene med trådløst nettverk i tillegg til å definere sikkerhetsnivå og gjennomføre tiltak for å sikre virksomheten tilstrekkelig. Når dette var gjort skulle Frend overta IT-driften til Æra.

Raskere nett og smidigere hverdag

Lite er mer frustrerende enn tregt og ustabilt internett i en ellers hektisk hverdag. Det må bare funke. Æra slet med å delta i videomøter flere steder på kontoret, selv om de hadde mer enn god nok internettlinje. I tillegg slet datamaskinene med å få stabil tilkobling når man beveger seg rundt i lokalet.

For å løse dette gjennomførte vi feilsøk i eksisterende løsninger. Basert på dette ga vi anbefaling om oppgraderinger for å løse utfordringene, for så å gjennomføre nødvendige utskiftninger og oppsett. Dermed kunne de ansatte i Æra nå jobbe i ønsket tempo, uten å måtte ta hensyn til ustabil nettverkstilkobling. 

Tryggere IT-løsninger

Som en del av kartleggingen ble det tydelig at Æra hadde behov for å definere organisasjonens sikkerhetsnivå. Dette er viktig da det legger føringer for hvilke tiltak en bør innføre for å sikre organisasjonens data. Her er eksempelvis faktorer som sensitivitet i data og bruk av enheter på reise, viktig. Å vite hvilke vurderingskriterier en bør benytte for å definere sikkerhetsnivå kan være vanskelig. Vi har god erfaring med dette.

Vi gjennomførte derfor et møte med Æra hvor vi gikk gjennom alle variabler som legger føringer for sikkerhetsnivå. Med utgangspunkt i dette definerte vi sikkerhetsnivå og nødvendige tiltak. Essensen her er at vi i Frend kjenner mulighetene og variablene en bør hensynta, mens de ansatte kjenner organisasjonen og egne arbeidsvaner. 

Frend og Æra ble sammen enige om nødvendige tiltak og driftsrutiner for å opprettholde organisasjonens sikkerhetsnivå. Dette inkluderte utarbeidelse av IT-instruks for alle ansatte, ekstern backup av lagringsløsninger samt krav til SSO på flere platformer. På denne måten sikrer vi tilgang til data og at den ikke kommer på avveie.

I tillegg satt vi opp alle enheter med InTune som sikrer trygg bruk og administrering av enheter både på kontor og på reise. Slik sikrer vi trygg hybrid-hverdag, noe vi ser blir stadig viktigere.