En ustrukturert filserver kombinert med manglende arkiv tilknytning til Salesforce CRM gjorde at de ansatte i Mustad Eiendom jobbet på forskjellige måter og kastet bort mye tid på å finne informasjon. Med en lagring- og samhandlingsstrategi fra Frend har eiendomsselskapet nå en plan for hvordan de skal jobbe mer effektivt — hvordan de skal samhandle bedre mellom avdelinger og eksterne, samt alltid finne kritisk informasjon.

Komplekse behov og arbeidsprosesser

Mustad Eiendom har hatt utfordringer med å dele, finne og tilgjengeliggjøre informasjon på en effektiv måte med dagens serverløsning. De 50 ansatte er delt opp i avdelinger som arbeider med prosjekter av ulikt omfang og forskjellige forvaltningsoppgaver knyttet til selskapets eiendommer. Gangen i de fleste prosjektene er standardiserte og følger samme prosess. Ofte er eksterne fagfolk viktige bidragsytere, og arbeidet foregår alltid på tvers av avdelinger. En avdeling har ansvaret for å få reist bygget, en annen for å lage konsepter og leie ut lokaler i bygget og en tredje har ansvaret for drift og vedlikehold. Dette stiller krav til systemer som legger til rette for samarbeid på tvers. 

Selskapets eiendommer og bygg eksisterer i forskjellige faser – helt fra konseptfase, prosjektering og bygging, til utleie og drift og deretter nye prosjekter. Hvert byggeprosjekt genererer enorme mengder dokumentasjon som må være enkelt søkbart for ansatte. Et kontorlokale kan over tid leies ut til forskjellige kunder, der tegninger og dokumentasjon fra hvert kundeforhold er viktige å ta vare på. Lykkes ikke Mustad med dette, vil det i værste fall kunne føre til store økonomiske tap.

Disse komplekse behovene gjør at selskapet trenger systemer som legger til rette for samhandling, informasjonsutveksling og søkbarhet.

Kaos i filer, informasjon og verktøy

Mengden data, organisasjonens komplekse prosesser og tidshorisonten på eiendommene setter høye krav til hvordan selskapet lagrer og strukturerer informasjon. Mustad Eiendom hadde allerede en felles lokal filserver, samt Dropbox, som ble brukt til lagring av dokumentasjon. Grunnet mangel på retningslinjer for lagring og bruk av de ulike verktøyene, hadde hver avdeling sin egen silobaserte mappestruktur. Dette gjorde det svært vanskelig å innhente informasjon på tvers, samt mye usikkerhet knyttet til hvor ting var lagret. 

I tillegg har selskapet CRM systemet Salesforce for kundebehandling, håndtering av kundehenvendelser samt register over prosjekter og leverandører. I starten ble Salesforce godt tatt imot for kundebehandling, men det ble fort tydelig at Salesforce ikke hadde en løsning for dokumenthåndtering. I kartleggingen så vi at dette bygget opp siloer mellom avdelingene, som gjorde det vanskelig for bedriften å strømlinjeforme prosessene sine og realisere alle organisatoriske gevinster ved bruk av Salesforce.

Summen av disse utfordringene gjorde det vanskelig og tidkrevende å finne riktige informasjon og dokumenter om prosjekter på tvers av avdelinger og eksterne samarbeidspartnere. I tillegg hadde ikke ansatte tilgang på riktige verktøy som lot dem jobbe effektivt.

Strategi for lagring og samhandling

For å løse disse utfordringene har vi kartlagt prosessene i de ulike avdelingene og sett på hvordan avdelingene jobber sammen. For eksempel så vi at alle avdelingene ønsket informasjon om hvordan det går med byggeprosjektene – informasjon som var vanskelig å finne for andre enn de som jobbet direkte med prosjektet. I tillegg oppdaget vi at de ansatte brukte e-post til mye av kommunikasjonen, fildelingen og oppgavestyringen internt i bedriften. Dette gjør det mye mer krevende å finne og dele informasjon enn det trenger å være.

Teams, SharePoint, Transform Data Solutions og Salesforce

Vårt løsningsforslag ble en ny, enhetlig fillagring- og samhandlingsstrategi basert på Teams, SharePoint, Transform Data Solutions og Salesforce. Denne legger til rette for effektiv utførelse av organisasjonens arbeidsprosesser og gjør det enkelt å finne det man trenger for å gjøre jobben sin.

Strategien går ut på at alle prosjekter, bygg og øvrige prosesser starter i Salesforce. Her velger man hvilken prosess som skal iverksettes og knytter det til riktig kunde og annen nøkkelinformasjon. Hvis noen trenger status på et prosjekt, er det enkelt å sjekke dette opp i Salesforce, fremfor å måtte spørre og vente på svar.

Når prosessen er lagt inn i Salesforce, genereres et Team, en mappestruktur og en Planner plan basert på en mal for den prosessen. Alle filer som lagres i Teamet blir automatisk “tagget” med metadata og nøkkelinformasjon for best mulig søkbarhet i etterkant.

Videre anbefalte vi å bruke Teams som hub for intern samhandling, og slutte å sende e-poster internt. I Teams kan man chatte og drive enkel oppgavehåndtering i Planner. Dessuten åpner det opp informasjonsflyten. Verktøyet gjør det mulig å holde seg oppdatert på fremgang og annen viktig prosjektkommunikasjon uten å ha vært en del av en e-posttråd. Med denne riggen kan i tillegg e-post lagres direkte fra Outlook til en mappe i et Team.

Den nye strategien skal skape flere gevinster for Mustad Eiendom. For det første vil mye tid spares ved å gjøre de ansatte mer effektive. For det andre blir informasjonen mer verdifull fordi den er lettere å finne og dermed enklere å ta i bruk. For det tredje skal systemet heve kvaliteten på jobben selskapet gjør, fordi det blir enklere å ta gode beslutninger når man har saksgrunnlaget lett tilgjengelig.

Vi er veldig fornøyde med resultatet og ser frem til neste steg som er implementering av strategien!

— Frend har vært en god «venn» og rådgiver i å hjelpe oss med å få en mer strukturert hverdag. Mustad Eiendom har en svært kompleks og bred organisasjon med få ansatte, men med mange eksterne rådgivere. Vi har lenge slitt med samhandling, arkivering og har brukt for lang tid på å finne fram. Avdelinger har jobbet silobasert og det har også vært vanskelig å vite hva andre driver med.

Frend har gjennomført en grundig kartlegging av oss som organisasjon og våre arbeidsprosesser, og basert på dette gitt oss klare råd om verktøy. Dette har de hjulpet oss med å implementere på en utmerket måte. Jeg vil spesielt trekke fram menneskene hos Frend, de er flinke, tålmodige og tilpasser seg oss i en svært hektisk hverdag. Anbefaler Frend på det sterkeste. Sier Arnstein Stamnes, Direktør Eiendomsdrift i Mustad Eiendom, om samarbeidet og prosjektet.

Om kunden

Familieeide Mustad Eiendom har røtter i Lilleaker i Oslo som strekker seg helt tilbake til 1875. Selskapet, som blant annet eier kjøpesenteret CC Vest, driver med utvikling og forvaltning av boligprosjekter og næringslokaler på Lilleaker.