Halogen er et av Norges fremste byråer innen tjenestedesign, digitale brukeropplevelser og systemorientert design. Etter to gjennomførte prosjekter for å rydde opp i intern IT og innføre Google Workspace hos byrået, gikk Frend inn i en driftsfase for forvalte teknologiplattformen deres på en effektiv måte.

Målet var å finne en samarbeidsform som gir Halogens medarbeidere kortest mulig vei for støtte og oppfølging for alt innen intern IT og teknologi. At IT-løsningene “bare funker” er svært viktig for at Halogens designere skal ha en sømløs hverdag for at de skal levere best mulig tjenester til sine kunder. 

Gjennom å sette opp gode rammer og verktøy for samarbeidet, la vi til rette for å gjøre Frend så lett tilgjengelige som om vi var en intern ansatt.

Effektiv og personlig support

Det første vi gikk i gang med var å definere hvordan vi skulle jobbe sammen. 

Samarbeidet er todelt. Først og fremst ble Frend sin servicedesk etablert som ny sentral for alle IT-relaterte henvendelser fra ansatte. I tillegg ble Emil fra Frend fast kontaktperson og rådgiver for større henvendelser som on- og offboarding, anbefaling på nye løsninger eller problemer som krever fysisk tilstedeværelse.

Sikkerhetsnivå og hendelseshåndtering

Som en del av det tidligere prosjektet med opprydding av intern IT, definerte vi selskapets sikkerhetsnivå (med tilhørende tiltak for å styrke sikkerheten) samt en såkalt hendelseshåndterings-rutine «incident response routine» – en samling av rutiner for hva som skal skje når uhellet er ute, for eksempel ved et cyberangrep. 

Disse to bestemmelsene er kritisk å ha på plass for enhver bedrift, uansett om man har IT-ansvaret internt eller outsourcet. Disse dekker alle tiltak som er iverksatt for å ivareta Halogens ønskede sikkerhetsnivå, og for å være omforent om hvordan Frend og Halogen skal handle dersom et sikkerhetsbrudd skulle inntreffe.

Selv om en har rutiner som er godt dokumentert og innarbeidet, er det kritisk med god tilgjengelighet og support i en slik situasjon. Hendelseshåndtering er derfor også et viktig element i det pågående samarbeidet.

Rutiner som ivaretar sikkerheten

Vi har utviklet en rekke rutiner for å drifte Halogens plattform så effektivt som mulig samtidig som sikkerhetsnivået ivaretas. For eksempel har vi egne rutiner for on- og offboarding, som også inkluderer en standard datamaskin som kjøpes inn ut fra den ansattes behov. 

Dette gir forutsigbarhet i kostnader forbundet med nye ansettelser, i tillegg til at sikkerheten ivaretas ved at alle nødvendige steg gjennomføres. 

Vi har også utviklet rutiner for oppfølging av drift- og sikkerhetssystemer, status på datamaskiner og backup for å ivareta ønsket sikkerhetsnivå i alle systemer, og sørge for at alle datamaskiner fungerer som de skal.

Lisenser, maskinvare og infrastruktur

Intern IT og teknologi kan fort bli veldig dyrt, spesielt hvis man ikke har kostnadskontroll og et hensiktsmessig forhold til infrastruktur og maskinvare. Hvis man begynner å snakke om de indirekte kostnadene ved at ting ikke fungerer sømløs snakker vi ihvertfall skyhøye kostnader! 

I vårt samarbeid med Halogen er vi opptatt av å være smarte med teknologikostnadene og ta langsiktige valg. 

For eksempel sørger vi for at Halogen til enhver tid ikke betaler for flere lisenser enn nødvendig i forskjellige systemer. Halogen har også årlige interne gjennomganger for å se hvilke ansatte som faktisk har behov for lisensene de har tilgang til. 

Utover dette har vi oversikt over maskinparken til Halogen. Ved nyansettelser eller uhell, er det viktig å oversikt over hvilke maskiner som kan gjenbrukes, hvilke som må skiftes ut og hvilke nye som må kjøpes inn. Dette både for å unngå å kjøpe for mye nytt utstyr, og for å sikre at den ansatte er så effektiv som mulig. En dag uten en maskin for en ansatt kan være en like stor kostnad som en ny datamaskin! 

I tillegg drifter vi infrastrukturen, holder den oppdatert og kommer med kontinuerlige anbefalinger for å sikre oppetid og samtidig gjøre langsiktige investeringer for å minimere kostnadene over tid.

Vi har etablert et svært godt driftssamarbeid med Halogen – og ser frem til fortsettelsen!

Om kunden

Halogen er en av Norges ledende byråer innen tjenestedesign, digitale brukeropplevelser og systemorientert design. Halogens designere og rådgivere er eksperter på å løse problemer i komplekse omgivelser.