I starten av 2022 hjalp Frend Oslo-filharmonien over på Google Workspace – et prosjekt organisasjonssjef Camilla Klevan beskrev som et «drømmeprosjekt». 

Google løste mye, men innsiktsprosjektet avdekket også behov for et verktøy som tilrettela for arbeids- og prosjektstyring. Et naturlig neste steg var derfor å implementere arbeidsstyringsplattformen Asana, for å sikre en helhetlig teknologirigg og verktøy for alle behov.

Omfattende prosjekter krever brukervennlige verktøy

Asana er raskt å ta i bruk, og effektivt å håndtere i hverdagen. Det svarte godt på Oslo-filharmonien sine behov.

Asana er et kraftig verktøy som samler prosjektledelse, arbeidsstyring, kontekstbasert kommunikasjon og samhandling på ett og samme sted. Kort sagt alt det som skal til for å sørge for god harmoni og samstemthet også utenom scenen.

Når du står på Slottsplassen i pøsregn – og skal ta i mot hundrevis av tilskuere – da må du kunne stole på at ting er godt organisert og kommunisert. Dette forutsetter brukervennlige verktøy med tilstrekkelig funksjonalitet – som samtidig sørger for at all nødvendig informasjon er lett tilgjengelig.

For å oppnå dette, jobbet Frend tett sammen en superbrukergruppe for å bygge verktøyets arkitektur. 

Denne gruppen bestod av en til to ansatte fra hver av organisasjonens avdelinger. Ettersom Frend allerede hadde gjennomført to prosjekter med Oslo-filharmonien, hadde vi god innsikt, men fortsatt behov for detaljert forståelse for oppgave-og prosjektgjennomføring. Derfor ble det viktig å kartlegge flere aspekter av hvordan de jobber i det daglige, både sammen med superbrukergruppen, men også internt i avdelingene. 

Å ha denne innsikten før vi å sette opp verktøyet, er viktig for oss i Frend. Av erfaring ser vi at organisasjoner raskere tar i bruk verktøy hvis de er bygget for de enkeltes behov, og støtter måten de skal og vil jobbe på. Å investere tid i denne fasen er viktig: Begynner man i feil ende her, er veien kort fra at verktøyet blir et hjelpemiddel til at det blir «en ekstra arbeidsoppgave».

Viktigheten av å prøve – og feile

Når Frend – sammen med flere av symfoniorkesterets ansatte – hadde satt opp verktøyet, gjennomførte vi opplæring for alle i organisasjonen. 

Når vi kjører kurs i verktøy som Asana, legger vi opp til at alle skal teste, prøve og feile. Til forskjell fra dokumenthåndteringsverktøy og rene kommunikasjonsverktøy, har arbeidsstyringsplattformer ofte funksjoner og brukergrensesnitt de ansatte aldri har med tidligere. Dette krever at vi som kursholdere har en annen tilnærming. Her tilsier vår erfaring at å tilrettelegge for at alle tester selv, er den riktige veien å gå. Da får de ansatte mer innsikt i hvordan verktøyet fungerer - som er helt essensielt om man skal lykkes med nye verktøy. 

— Det er bedre at verktøyene i startfasen brukes feil, enn at de ikke brukes i det hele tatt, og da er det å ufarliggjøre feil svært viktig. 

Å lykkes med arbeidsstyring er en kontinuerlig prosess

Å skape en kultur for å prøve og feile, er helt essensielt for å lykkes med et arbeidsstyringsverktøy. Det å lære, utforske og utnytte verktøyet er en kontinuerlig prosess. 

Vår erfaring er at etter hvert som man jobber mer i verktøyet, blir de ansatte mer bevisste på egne prosesser og hvordan de jobber. Det resulterer i at man i neste omgang får et mer aktivt forhold til hva som fungerer og hva som ikke fungerer. 

I takt med at denne bevisstheten øker, vil en dermed også ha behov for å justere verktøyet. For å tilrettelegge for det som fungerer bra, og eliminere det en har oppdaget av fartsdumper og hindringer. I tillegg er de fleste organisasjoner i kontinuerlig endring, som krever at verktøyene tilpasses og optimaliseres i takt med utviklingen. 

Å tørre å gjøre disse justeringene etterhvert som organisasjonen og teknologien endres, er derfor en forutsetning for å lykkes. Å forankre dette allerede i opplæringen og i organisasjonens første møte med verktøyet, er derfor en viktig suksessfaktor for en bærekraftig løsning. 

Asana er allerede en stor suksess i OFO og vi gleder oss til å hjelpe til videre!