Todelt utfordring ga riktig kombinasjon av verktøy

Oslo-Filharmonien har hatt utfordringer med den digitale samhandlingen (e-post, internkommunikasjon og lagring) på plattformene de bruker i dag. Et eldre orkesterplanleggingssystem har også skapt tilleggsutfordringer i kommunikasjonen mellom administrasjonen og orkesteret.

Etter å ha lagt ut et anbud, vurderte Oslo-Filharmonien både Google Workspace og Microsoft 365 som løsning. Siden Frend er en uavhengig teknologipartner, ønsket Oslo-Filharmonien et tilbud som omfattet begge plattformene. For å treffe riktig valg av plattform svarte vi på ønsket ved å tilby et rådgivningsprosjekt, slik at vi kunne kartlegge de faktiske behovene i bedriften og komme med en anbefaling på hvilken plattform som passet best.

Noe av utfordringen med prosjektet var å ta høyde for den unike organisasjonsstrukturen til et filharmonisk orkester. 25 ansatte jobber i administrasjonen, og her fungerer hverdagen som i et vanlig kontorfellesskap. Samtidig jobber det over 100 utøvende musikere i orkesteret, med en helt annen arbeidshverdag og andre behov for digital organisering.

Etter å ha intervjuet ansatte i både orkesteret og administrasjonen ble det tydelig at Oslo-Filharmonien trengte et verktøy som er enkelt, smidig og tar høyde for kreativt samarbeid. Her ble nøkkelordene e-post, internkommunikasjon, noteark og (store) opptaksfiler.

Google Workspace: Samhandlingsverktøyet som samler orkester og administrasjon

Det meste av Oslo-Filharmoniens arbeid er knyttet til gjennomføring av produksjoner. Dette stiller store krav til samkjørte timeplaner og øvingsplaner, deling noter og dokumenter, samt enkel kommunikasjon og informasjonsdeling på tvers av avdelinger.

I mangel på et godt digitalt system foregikk mye kommunikasjon på e-post. I tillegg lå mye felles dokumenter lagret på forskjellige plattformer og tidvis kun lokalt hos den enkelte. Dette resulterte i fragmentert kommunikasjon og utfordringer knyttet til å finne frem til viktig informasjon.

Oslo-Filharmonien var også avhengige av et system som var enkelt og raskt å ta i bruk. Valget falt derfor på Google Workspace, som både tilrettelegger for effektiv deling og håndtering av filer, men også har gode verktøy for kommunikasjon i form av både chat og intranett.

Et av de viktigste prinsippene for overgangen var å forbedre informasjonsflyten og øke transparensen i organisasjonen. For å oppnå dette jobbet Frend tett med de ansatte for å utarbeide en Google struktur som reflekterte måten organisasjonen jobber på. Møter og workshops med avdelingene resulterte i at Frend fikk god innsikt og kjennskap til interne arbeidsprosesser, som gjorde at vi i fellesskap kunne utarbeide en struktur som vil effektivisere måten organisasjonen jobber på i dag.

Bedre kommunikasjon og samhandling på tvers av organisasjonen

Løsningen ble tilpasset den todelte utfordringen – og tok samtidig høyde for organisasjonen og orkesterets unike innretning. Med Google Workspace som Oslo-Filharmoniens hovedverktøy er nå samhandlingen preget av færre irritasjonsmomenter for både administrasjon og orkester, i tillegg til at samhandlingen, kommunikasjonen og fildelingen blir mer effektiv på tvers av hele organisasjonen.

– Vi trives utrolig godt i Google Workspace - vi jobber så mye mer effektivt, sammen! Frend gjorde en strålende jobb med å bli kjent med oss og våre behov, og det føles helt riktig at valget falt på Workspace. Det var en stor overgang og vi var redde for at den skulle bli komplisert, men Frend gjorde et solid grunnarbeid og førte oss lynraskt og nærmest smertefritt over. Samarbeidet med Frend har fungert helt strålende - et drømmeprosjekt, sier Klevan om prosjektet.

Om Oslo Filharmonien

Oslo-Filharmonien er et internasjonalt anerkjent symfoniorkester med over 100 musikere og en over 100 år lang historie. De spiller årlig ca. 60-70 konserter i Oslo, hovedsakelig i Oslo Konserthus, men også på en rekke andre andre arenaer i byen. Orkestret spiller musikk innenfor et bredt repertoar, ofte med internasjonalt kjente solister og dirigenter, og drar også på turneer i inn- og utland. Oslo-Filharmonien har 108 fast ansatte musikere og en administrasjon på 24.