– Det er helt tydelig at de kun er interessert i å finne de beste løsningene for oss, og det er veldig befriende at de ikke skal selge programmer eller produkter på vegne av seg selv, men faktisk er en nøytral tredjepart gjennom hele prosessen. Man føler at man er i trygge hender, sier Mia Holt, Head of operations and e-commerce

For oss i Frend er Lillelam er en drømmekunde.

– Vi opplever at de ansatte er en veldig morsom gjeng å jobbe med, så personlig er vi en god match. Men de er også en kunde som tør å satse, sier rådgiver og prosjektleder Celine Solheim.

– Vi anbefalte dem å ta et skritt tilbake. Å kun implementere Monday mente vi var å flytte problemet, ikke å løse de underliggende utfordringene. Dette tok de på alvor, og lot oss utfordre dem på alle systemer, og vi har fått lov til å stille spørsmål ved måten de har gjort ting på. Det er drømmen for oss som rådgivere og har gjort dette til en veldig spennende case og prosess, utdyper Celine.

Unødvendig støy

Lillelam har blitt presentert store og drastiske endringer.

– Selv om de er veldig motiverte, har de nødvendigvis hatt sine bekymringer. Det er veldig vanlig i så store prosesser. Da er det vår jobb som partnere å betrygge og forventningsstyre.

For å løse utfordringene til Lillelam kartla vi de ulike prosessene og hvordan de gjør ting i dag.

– Vi så at kundedialog i CRM-systemet kun tas hånd om av en person, og at de andre spør dem om en oppdatering hvis de ønsker informasjon om dette. Dette skaper mye unødvendig støy og forstyrrelse. I tillegg kom det frem at de bruker e-post til mye av kommunikasjon og fildeling internt. Dermed blir det vanskelig å holde styr på ulike filer og tema.

Sømløst samarbeid med Google Workspace

Vårt løsningsforslag ble en ny og sammensatt verktøyrigg bestående av Google Workspace, Asana, Odoo og Poweroffice Go. Denne riggen legger til rette for automatisering av daglige prosesser, effektiv intern- og ekstern kommunikasjon samt en oversiktlig prosess for oppgavehåndtering. 

Slik fungerer riggen:

• Google Workspace skal tilrettelegge for oversiktlig fillagring, sømløst samarbeid i filer, effektiv kommunikasjon og brukervennlighet. Siden Lillelam har stort behov for en plattform for kommunikasjon og fildeling, landet vi på at denne Google Workspace ville gi dem en enklere hverdag.
  

• Asana skal løse behovene knyttet til gjennomføring av prosjekt samt hverdagslige rutiner og kommunikasjon rundt oppgaver. Med Asana kan Lillelam ha full oversikt over alle oppgaver som skal gjøres knyttet til ulike prosesser, og hva som har blitt sagt og diskutert på oppgavenivå.
  

• Odoo og Poweroffice Go skal dekke alle behov knyttet til ERP, CRM og økonomi. Data får en toveis informasjonsflyt mellom disse systemene, og sikrer at alle jobber ut fra samme database. 
  

– Vi er fornøyde med den endelige sammensetningen, og vi gleder oss til å implementere dette sammen med Lillelam. Vi kommer til å se endringene veldig godt, sier Celine Solheim.