Fra gamle mappestrukturer til skybasert effektivitet

Arkwright er et internasjonalt konsulentselskap med nordiske røtter som hjelper private selskaper, investorer, ideelle organisasjoner og oppstartsselskaper med strategi- og rådgivningstjenester.

Selv om de er et ledende konsulentselskap, hadde de også utfordringer med å organisere informasjonen sin på en utdatert server, akkurat som mange andre selskaper. Den gamle måten å lagre filer på gjorde det vanskelig å finne det de trengte og hindret dem i å bruke AI-teknologi. Derfor spurte de Frend om hjelp til å flytte til en skyplattform som ville gjøre det enklere å finne dokumenter og vokse videre. 

– Vi valgte Frend fordi de gikk i dybden på å kartlegge våre behov og raskt kom med gode forslag for å forbedre og forenkle arbeidsflyten vår basert på sin erfaring fra lignende prosesser, sier Kristoffer B. Birkeland, partner i Arkwright Consulting. 

Arkwright hadde utfordringer knyttet til samhandling og produktivitet i Microsoft 365, spesielt SharePoint og Teams.

Vi i Frend har utviklet "365 Huset", som er en beste praksis for Microsoft 365. Dette brukte vi i prosjektet for å definere utfordringer og finne løsninger.

Effektiv kunnskapsforvaltning

Vi så nøye på hvordan de jobbet og hvilke dokumenter de trengte å ha lett tilgjengelig. Ved å organisere informasjonen bedre i SharePoint og Teams, gjorde vi det lettere for dem å finne det de trengte, jobbe smartere og raskt få tak i viktig kunnskap. Dette gjorde det også mulig for oss å legge til AI-verktøy som Microsoft Copilot, som ytterligere forbedrer arbeidsflyten. Ved å tilby automatisert assistanse og intelligent støtte, blir det lettere å løse vanskelige oppgaver på en smartere måte.

For å optimalisere samhandling og effektiv kunnskapsforvaltning, begynte vi med å forstå hvordan de organiserte filene og samarbeidet på prosjekter, og deretter utviklet vi en løsning som inneholdt prosesskart, en metadatastruktur og nødvendige sikkerhetstiltak.  

Ved hjelp av Frend Meta, en skreddersydd løsning uten behov for koding, lagde vi verktøy for å sortere informasjonen og opprette prosjektrom i SharePoint, Teams og Slack.

Når de starter et nytt prosjekt, hjelper Frend Meta dem med å lage tydelige prosjektpakker hvor alt blir automatisk merket med riktig informasjon. Denne løsningen vil gjøre arbeidsprosessene deres mer effektive, lettere å administrere og føre til mindre rot i prosjektene.

Rustet for fremtiden

Nå er Arkwright klare for en fremtid hvor de kan jobbe bedre, være innovative og anvende kunnskapen mer effektivt. Med hjelp fra Frend har de ikke bare løst problemene sine nå, men også gjort seg klare til å bruke nye teknologier i framtiden.

– I tillegg til at vi har fått god kontroll på intern data, muliggjør hjelpen vi fikk fra Frend at vi kan ta i bruk mer avanserte verktøy for søking og databehandling. Dette tror vi vil gi oss et betydelig løft fremover, avslutter Kristoffer. 

Resultater

Ser dere også muligheter for AI-løsninger?