Med over 400 ansatte fordelt på 23 kontorer og 9 franchiser, har Berg-Hansen vært en ledende aktør i nesten 150 år. For å bli mer effektive og sikre bedre samhandling, innså de behovet for å forbedre sine arbeidsmetoder.

De tok kontakt med Frend, som hjalp dem med å gå fra gamle servere til en moderne skybasert plattform, klar for å ta i bruk fremtidens teknologier som AI og Copilot.

Gammeldags infrastruktur

Berg-Hansen hadde i flere tiår brukt et serverbasert system, som gjorde det vanskelig å samarbeide effektivt på tvers av 23 kontorer, hvor alle brukte serverne forskjellig.

Dette systemet gjorde det utfordrende å finne riktig versjon av dokumenter, førte til mange identiske filer lagret på ulike områder av serverne, og gjorde det vanskelig å administrere tilgang utenfor etablerte team.

Mangelen på sentraliserte retningslinjer og varierende kompetansenivå i organisasjonen gjorde situasjonen enda mer utfordrende. De ønsket en fremtidsrettet plattform som kunne tilrettelegge for moderne arbeidsmetoder og ny teknologi.

Overgang til skybasert løsning med Sharepoint og Teams

Berg-Hansen slet, som flere av våre andre kunder, med samarbeids- og produktivitetsproblemer i Microsoft 365, spesielt med Sharepoint og Teams.

Derfor benyttet vi "365 Huset", vår beste praksis for Microsoft 365, for å identifisere og løse disse utfordringene, og migrere til en skybasert løsning.

Vi startet med en omfattende kartlegging av dagens situasjon og behovene til de ulike lokasjonene og franchisene.

Prosjektet ble delt opp i mindre faser for å sikre grundig opplæring og tilpasning:

1. Kartlegging: En detaljert analyse av alle servere og filstrukturer ble gjennomført.

2. Teknisk oppsett: En struktur ble satt opp i Sharepoint og Teams som samlet alle dokumenter og kommunikasjon på en plattform.

3. Opplæring: Alle ansatte fikk grundig opplæring i bruk av de nye verktøyene, tilpasset deres kompetansenivå.

4. Oppfølging: Regelmessig dialog og støtte sikret en sømløs overgang.

– Det var viktig for oss å gi alle den nødvendige opplæringen i bruken av de nye verktøyene for å sikre at alle ansatte følte seg trygge og komfortable med endringene, og for å sikre en sømløs overgang, sier Victoria Simensen, prosjektleder og konsulent i Frend.

Sømløs samhandling og økt effektivitet

Med hjelp fra Frend har Berg-Hansen modernisert arbeidsmetodikken sin. Irene fra Berg-Hansen forteller om de store forbedringene:

– Det har blitt mye enklere å finne dokumenter, og samarbeidet på tvers av lokasjoner har blitt mye bedre. Vi har nå bedre tilgangsstyring og sikkerhet, og vi er godt forberedt for fremtidens arbeidsmetoder med muligheten for å implementere generativ AI og Copilot, som vi allerede har startet å teste.

Victoria er fornøyd med de positive endringene som Berg-Hansen har opplevd gjennom samarbeidet;

– Det er fantastisk å se hvordan våre kunder opplever enklere hverdag og mestrer verktøy de kanskje ikke var så kjent med før. Kommunikasjon og samhandling i bedriften har blitt vesentlig forbedret. Dette er et godt eksempel på hvordan moderne teknologi kan transformere arbeidsmetoder og øke effektiviteten på tvers av organisasjonen.

Resultater

• Effektivisering: Berg-Hansen reduserte antall filer med 75 %, noe som har minsket kaoset i filstrukturen betydelig.

• Forbedret samarbeid: Alle dokumenter er nå tilgjengelige i Teams, noe som gjør det lettere for ansatte å jobbe på tvers av lokasjoner.

• Bedre tilgangsstyring og sikkerhet: IT-avdelingen har nå mer kontroll over dokumenttilganger og sikkerhet.

• Moderne arbeidsmetode: Overgangen til skybasert lagring har lagt til rette for bruk av generativ AI og Copilot i fremtiden, noe som vil effektivisere arbeidsprosesser i enda større grad.

Dette samarbeidet er et eksempel på hvordan moderne teknologi gjør jobbhverdagen enklere og holder bedrifter konkurransedyktige. Og ikke minst, det gjør Berg-Hansen mer tiltrekkende for unge talenter som verdsetter effektivitet og ny teknologi.

Ønsker dere også å bli rustet for fremtiden?