Med et mål om å "levere best mulig – hver gang" tok Fokus Rådgivning et skritt for å forbedre sine interne prosesser. Daglige utfordringer knyttet til dårlig struktur i SharePoint og Teams, samt ineffektiv avvikshåndtering, førte til at de tok kontakt med Frend for å få hjelp.

Byggherrens rådgivere

Fokus Rådgivning utmerker seg som byggherrens ultimate støttespillere, sammensatt av erfarne og dyktige rådgivere med høy kompetanse. Med stabil vekst de siste årene følger også voksesmerter. De tidligere, håndterbare manuelle prosessene ble nå tidkrevende og drev kostnadene i taket. 

For å bedre forstå deres utfordringer, arrangerte vi i Frend flere workshops der vi grundig analyserte og kartla de interne prosessene og arbeidsmetodene, med mål om å finne en løsning som passet deres behov.

Skreddersydde no-code-løsninger

Gjennom innsiktsfasen av prosjektet avdekket vi at utfordringene deres kunne løses med to skreddersydde no-code-løsninger:

1. Frend Meta: en sammensetning av Microsoft Power Automate og Power apps for effektiv prosjektgjennomføring 

2. Automatisk avvikshåndtering bygd i Microsoft Power Automate og Microsoft Forms.

Enklere prosjektadministrasjon med Frend Meta

Når de starter et nytt prosjekt, hjelper Frend Meta dem med å lage klare prosjektpakker i SharePoint og Teams. I tillegg skjer alt automatisk – et team blir opprettet i Teams med all nødvendig info, oppgaveplanen er klar, og prosjektlederen får alt han trenger.

Denne løsningen gjorde arbeidsprosessene deres mer effektive, lettere å administrere og førte til mindre rot i prosjektene. Selv om de fortsatt bruker økonomisystemet Tripletex for å registrere prosjekter, hjelper den nye riggen dem med å lage en standard prosjektpakke og oppgavestruktur i Teams. All dokumentasjon blir automatisk merket med riktig kundedata fra Tripletex. Ved å få systemene deres til å snakke sammen blir prosjektadministrasjonen mer oversiktlig og mindre komplisert. Resultatet av den nye løsningen er:

Automatisert avvikshåndtering med Power Automate

Introduksjonen av vår skreddersydde Power Automate-løsning har vært en sentral brikke i å effektivisere hele avvikshåndteringsprosessen. Informasjonen sendes automatisk til den riktige lederen for godkjenning, etterfulgt av tildelte oppgaver for å sikre en grundig oppfølging av avviket. I tillegg kan også hver ansatt enkelt rapportere avvik gjennom Frend Meta-applikasjonen. 

Denne automatiserte tilnærmingen har resultert i en smidig prosess som også inkluderer varsler hvis informasjon mangler. De oppnådde gevinstene fra denne automatiseringen har vært betydelige:

Med Frend sin hjelp har Fokus Rådgivning oppnådd betydelige forbedringer i effektivitet og automatisering av tidligere ressurskrevende prosesser. Fokus rådgivning har nå tilgang til en robust digital plattform som legger til rette for smidig prosjektgjennomføring, forbedret avvikshåndtering og en mer systematisk tilnærming til dataforvaltning.