Trello vs. Asana vs. Monday

Trello, Asana, Monday, Wrike, Todoist, Planner. Digitale verktøy for prosjekt- og arbeidsstyring kommer i mange former. Alle disse kan hjelpe deg med å jobbe smartere og mer effektivt – men samtidig er det relativt store forskjeller mellom dem.

I denne bloggposten vil vi sammenligne tre av disse verktøyene, som er noen av de mest populære programmene på markedet: Trello, Asana og Monday.

Hva får du med disse verktøyene og hvem er de for? Hva skiller dem fra hverandre – for ikke å si fra resten av mylderet av verktøy der ute?

Her får du svar på dette og mer – inkludert visuelle sammenligninger av hva hvert verktøy kan tilby, hvilke andre prosesser de erstatter og hvilke fordeler det gir å ta dem i bruk.

For å kunne sammenligne disse verktøyene på en konstruktiv måte, må vi først minne om forskjellen på oppgavehåndtering, prosjektstyring og arbeidsstyring.

Dette er nemlig kanskje den viktigste forskjellen mellom Trello på den ene siden, og Asana og Monday på den andre.

Et oppgavehåndteringsverktøy i sin enkleste form er en digital to do-liste. Rendyrkede prosjektstyringsverktøy på sin side er gjerne sentrert rundt å håndtere tidslinjer og fremdrift – nettopp for å holde styr på enkeltprosjekter.

Et arbeidsstyringsverktøy er kraftigere, og kan brukes på flere måter; det inkluderer alt dette og mer. Slike programmer samler alt det et team eller en virksomhet trenger av oppgavehåndtering, prosjektstyring, prosesshåndtering og kommunikasjon. Vi har en egen bloggpost som forklarer nærmere hva arbeidsstyring er.

Hvis du ser etter et verktøy i den siste kategorien – altså arbeidsstyring – er Asana og Monday to gode og populære alternativer. Også Wrike er verdt å nevne her. Alle disse er kraftfulle verktøy som kan effektivisere hele virksomheten og la dere jobbe smartere sammen.

Trello på sin side er litt vanskeligere å plassere. Det ligger i utgangspunktet mer i oppgavehåndtering-enden av skalaen, men kan tilpasses og bygges ut med en drøss av funksjoner – og kan med hell brukes til både prosjektstyring og til en viss grad arbeidsstyring.

Når dette er sagt, la oss se litt nærmere på hvert av verktøyene – før vi til slutt gir en mer systematisk og skjematisk sammenligning av alle verktøyene.

Trello er trolig det mest kjente og populære av verktøyene vi snakker om her. Det er altså også det vanskeligste å kategorisere.

Hvordan fungerer Trello?

Trello er basert på «kanban»-visningen. Arbeidsområdet ditt er her en tavle som består av loddrette stolper. Hver enkelt oppgave er representert ved et kort som ligger innenfor en av disse stolpene. Når det er fremgang i en oppgave og den får en annen status, kan du enkelt trekke kortet over i en annen stolpe – for eksempel fra «Planlagt» til «I arbeid» og senere til «Levert».

Stolpene og plasseringen av kortene vil altså som regel representere progresjonen i oppgaven. Det kan også brukes på andre måter, stolpene kan for eksempel representere ulike funksjoner eller team, eller hva som helst annet.

Inne i hvert kort (altså visningen du får når du klikker på det) kan du ha utfyllende informasjon, merkelapper, vedlegg, sjekklister, kommentarer, krysslenking, tagging av medarbeidere og mye mer – slik at all kommunikasjon og fremdrift knyttet til denne oppgaven kan skje på samme sted.

Hvorfor velge Trello?

Fordelen med Trello er at det er ekstremt lett å ta i bruk og å komme i gang, og at en så eventuelt kan bygge på med dypere funksjonalitet over tid. Det finnes hundrevis av integrasjoner og «Power-Ups» som utvider verktøyet og knytter det sammen med andre applikasjoner.

Ulempen er at når du så bygger det ut, blir det fort en mindre helhetlig og elegant løsning enn et verktøy som har alle funksjonene integrert i utgangspunktet.

Det er også begrenset hvor mye av den interne samhandlingen som kan foregå på denne plattformen – spesielt med tanke på overordnet kommunikasjon og statusoppdateringer. Du vil heller aldri få helt det samme «fugleperspektivet» over for eksempel alle arbeidsprosesser i bedriften som i et fullblods arbeidsstyringsverktøy.

Trello egner seg veldig godt til oppgavehåndtering og løpende styring av konkrete prosesser og enkeltprosjekter. Du kan ha en egen tavle for hvert prosjekt for å holde det ryddig. Dette fungerer også best når hver ting er relativt avgrenset og strømlinjeformet; Trello kan bli for enkelt når arbeidsflyten og behovene dine blir mer komplekse.

Dette er kort sagt ikke et arbeidsstyringsverktøy så mye som et veldig fleksibelt og tilpasningsvennlig oppgavehåndteringsverktøy – med svært gode samarbeidsfunksjoner knyttet til konkrete oppgaver.

Asana er et kraftfullt og fleksibelt arbeidstyringsverktøy som treffer en god balanse mellom brukervennlighet og dybde. Du kommer i gang lett som bare det, men kan fortsatt oppdage nye funksjoner og muligheter i lang tid etter hvert som du blir kjent og komfortabel med verktøyet.

Hvordan fungerer Asana?

I hjertet av Asana er oppgaver (tasks). Mens disse i seg selv kan minne om kortene i Trello, er forskjellen at du kan jobbe med dem på mange flere måter: Blant annet lister, tavler, kalender, tidslinjer og en tilsvarende kanban-visning som i Trello.

De samme oppgavene vil dukke opp overalt: Flytter du en oppgave i en liste vil også kanban-tavlen oppdatere seg, endrer du en tidsplan og en deadline vil det være riktig også når du åpner gantt-visningen eller kalenderen, og så videre. Det gjør det enkelt å finne en måte å jobbe på som passer dine preferanser og behov.

Inne i hver oppgave finnes alt av kommunikasjon, underoppgaver, vedlegg og annet tilknyttet denne. Du kan også sette opp for eksempel underoppgaver, automatiseringer og «avhengigheter» – som at én oppgave settes i gang først når en annen er avsluttet. Også Asana har over hundre tilgjengelige integrasjoner med andre programmer, som Google Disk, Slack, Dropbox, Microsoft Teams, Salesforce og Adobe Creative Cloud.

Verdien i Asana ligger ikke minst i det at en kan sette målsettinger og milepæler som oppdateres etter hvert som ting krysses av, og få automatisk genererte rapporter og dashbord som gir ledere en enkel totaloversikt over ting som arbeidsflyt, ressursallokering og andre aspekter ved teamet eller virksomheten.

Det gjør det enkelt å organisere arbeidet, holde styr på fremdrift og ansvarsfordeling, og kommunisere med alle involverte – i kontekst av akkurat de oppgavene det gjelder.

Hvorfor velge Asana?

Nettopp kommunikasjon og samhandling er der Asana for alvor skiller seg ut fra konkurrentene, og det som gjør Asana til et veldig godt valg for de fleste virksomheter og team.

En av verktøyets styrker er innboksen som samler all kommunikasjon som er relevant for deg. Informasjonen vises i kontekst av oppgaven eller prosjektet det tilhører og du kan følge opp oppgaver direkte fra innboksen. Du kan også kommunisere på enten oppgave-, prosjekt- eller teamnivå. Med andre ord kan du gi en overordnet statusoppdatering like enkelt som du kan svare noen direkte på en liten detalj tilknyttet en oppgave.

Asana passer derfor spesielt godt til små og mellomstore bedrifter som har behov for å kommunisere rundt og administrere oppgaver, gjøremål og arbeidsflyt både internt i- og på tvers av team.

Monday er, i likhet med Asana, en helhetlig og moderne plattform som legger til rette for effektiv digital samhandling for virksomheter og team i de fleste størrelser.

Hvordan fungerer Monday?

Monday er en direkte konkurrent av Asana. Også Monday går til syvende og sist ut på å plotte inn og følge opp oppgaver, selv om den enkelte oppgaven kanskje ikke er i sentrum av verktøyet helt på samme måte som i Asana.

For å si det litt enkelt vil Asana ha deg inn i hver oppgave, mens Monday handler litt mer om å samle og aggregere info fra mange oppgaver i et overblikk. Dette er likevel å sette det litt på spissen, fordi kjernefunksjonaliteten egentlig er nokså lik.

Noen forskjeller er det likevel. Der Asana er en «allrounder» som utmerker seg på oppgavehåndtering, arbeidsflyt og kommunikasjon, har Monday noen visninger og funksjoner som gjør det godt egnet for en del spesifikke bruksområder.

De har for eksempel et stort bibliotek av maler for oppsett av ulike prosjekter og prosesser, fra kunderelasjonshåndtering (CRM) til markedsføring, til helt spesifikke bruksområder som eiendomsmegling (med kartfunksjon) eller utviklingsprosjekter (med Gantt-diagram). Også Asana har ulike maler og visninger for ulik bruk, men har ikke helt den samme bredden.

I likhet med Asana kan du også i Monday sette opp automatiseringer, dashbord og rapporter for å få et enkelt overblikk over «ståa» i bedriften, prosjektet eller teamet. De har også integrasjoner med mange andre tjenester, men færre enn Trello og Asana.

Hvorfor velge Monday?

Måten Monday er lagt opp for å samle informasjon i arbeidsområdet og å rigges for spesifikke bruksområder gjør det også hakket vanskeligere å komme inn og å sette opp på en hensiktsmessig måte, sammenlignet med Asana. Det har riktignok et fargerikt og vennlig brukergrensesnitt, men er fortsatt relativt komplisert og tungt å komme inn i, hvis en vil ta i bruk noe av den mer avanserte funksjonaliteten.

Monday når heller ikke helt opp til Asana på samhandling og kommunikasjon. Riktignok får hvert teammedlem også her en innboks som samler oppgaver, info og kommunikasjon i riktig kontekst. I motsetning til Asana kan du imidlertid kun kommunisere på oppgavenivå, ikke overordnet på prosjekter og team.

Monday er derimot et godt alternativ for dem som har spesifikke behov som matcher dette verktøyets funksjoner – og som vil sette opp et tilpasset arbeidsområde der en samler data, setter opp automatiseringer og rapporter og får overblikk over ting som arbeidsflyt og ressursallokering knyttet til dette.

Så – hvilket verktøy skal du velge? Det kommer til syvende og sist an på både dine preferanser og behov. Prøv gjerne ut hver av dem og gjør dine egne erfaringer før dere beslutter å gå for det ene eller det andre.

Et raskt overblikk over hvert av verktøyenes styrker og svakheter får du i tabellene under. Her tar vi også med Wrike, som er et annet alternativ til Monday og Asana.

Tabell 1: Funksjoner i verktøyene

Alle verktøy lover gull og grønne skoger, men det er stor variasjon i evnen til å levere på det de lover. Vi har tatt utgangspunkt i en organisasjon som har 80 ansatte, med varierende teknologisk kompetanse og middels komplekse behov. Karakter fra 1-5.

Tabell 2: Så godt egnet er verktøyet til å erstatte andre prosesser

Et godt prosjekt- eller arbeidsstyringsverktøy skal ideelt sett kunne gjøre enkelte prosesser og funksjoner i en organisasjon overflødige. Vi har her igjen tatt utgangspunkt i en organisasjon som har 80 ansatte, med varierende teknologisk kompetanse og middels komplekse behov. Karakter fra 1-5.