Slik velger du beste arbeids- eller prosjektstyringsverktøy for bedriften

Kaotiske mailtråder. Filer og vedlegg på avveie. Hyppige statusmøter for å avklare fremdrift og ansvar. Prosjekter og deadlines du ikke alltid helt har oversikt over eller kontroll på.

Hvis noe av dette beskriver arbeidshverdagen din, har du mest sannsynlig behov for et godt prosjekt- eller arbeidsstyringsverktøy – for å rydde opp og jobbe smartere.

Et godt verktøy for prosjektstyring og arbeidsstyring kan forenkle arbeidshverdagen og effektivisere hele virksomheten.

Så hva slags verktøy finnes, og hvilket skal du velge? I denne guiden får du svar!

Hva er best av en Mini og en Land Rover? Det kommer an på om du skal kjøre i byen eller på fjellet, om du skal lukeparkere eller kjøre offroad. På samme måte er det ikke noe fasitsvar på hvilket prosjekt- og arbeidsstyringsverktøy som er best. Det kommer helt an på både preferanser og behov.

Likevel kan vi hjelpe deg langt på vei med å velge riktig verktøy. Det er drøssevis av alternativer på markedet. Disse kan vi gruppere i kategorier etter hvor avanserte de er og hvilke funksjoner de tilbyr. Dessuten er det noen som oppleves mer brukervennlige og som vi har bedre erfaringer med enn andre.

I dette blogginnlegget vil du lære mer om hvilke verktøy-kategorier som finnes, hvilke verktøy vi anbefaler innen hver kategori, samt mer om hvilke funksjoner, muligheter, fordeler og ulemper som eksisterer ved de anbefalte verktøyene.

Ordet prosjektstyringsverktøy brukes gjerne som en samlebetegnelse for programmer med veldig forskjellig funksjonalitet – alt fra å få kontroll på en oppgave eller et prosjekt, til å få full oversikt over hele arbeids- og prosessflyten deres, på tvers av virksomheten.

Derfor er det nyttig å skille mellom noen ulike kategorier, etter hvor avanserte verktøyene er og hva slags funksjonalitet og tilpasningsmuligheter de tilbyr. Nærmere bestemt kan vi se at det er tre «nivåer» av verktøy, fra minst til mest funksjonalitet:

1) Verktøy for enkel oppgavehåndtering (task management)
2) Verktøy for prosjektstyring (project management)
3) Verktøy for arbeidsstyring (work management)

Sistnevnte er egentlig helhetlige plattformer som kan transformere måten bedrifter jobber på. En plattform for arbeidsstyring samler oppgavehåndtering, prosjektstyring, prosesshåndtering og kommunikasjon i ett og samme verktøy. Det er altså noe ganske annet enn et verktøy for enkel oppgavehåndtering.

Det som kan være nyttig å tenke på med en gang, når du lurer på hva du skal velge, er at du på forhånd bør ha en klar idé om hva du vil bruke det til. Da kan du gå for noe med hverken mer eller mindre funksjonalitet enn du har bruk for, nå eller i fremtiden.

Nedenfor kan du lære mer om hva som er mulig i hver av de tre ulike verktøy-kategoriene – og hvilke verktøy vi anbefaler innen hver kategori.

1. Verktøy for enkel oppgavehåndtering

Anbefalte verktøy: Trello*, Planner, Todoist

Funksjoner og muligheter:

• Samler oppgaver knyttet til en prosess eller prosjekt

• Oversikt over egne oppgaver

• Delegere oppgaver til kollegaer og sette forfallsdato

• Mulighet for sortering og prioritering av oppgaver

• Muligheter for kontekstbasert kommunikasjon

• Enkle lister og kanban-visning av oppgaver

*Trello kan brukes til mer enn oppgavehåndtering, og utvides til noe nærmere et arbeidsstyringsverktøy gjennom et stort utvalg integrasjoner og «power-ups».

2. Verktøy for prosjektstyring

Anbefalte verktøy: Basecamp og Microsoft Projects

Funksjoner og muligheter:

• Alt under «1. Verktøy for enkel oppgavehåndtering»

• Flere essensielle funksjoner for prosjektstyring (f.eks. liste og gantt-visning)

• Mer avansert ressursallokering og planlegging

3. Verktøy for arbeidsstyring

Anbefalte verktøy: Asana, Monday, Wrike, Trello*

• Funksjoner og muligheter:

• Alt under «1. Verktøy for enkel oppgavehåndtering» og «2. Verktøy for prosjektstyring»

• En helhetlig plattform som samler oppgavehåndtering, prosjektstyring, prosesshåndtering og kommunikasjon

• Reduserer e-post, chat og statusmøter - fungerer som et samhandlingsverktøy og en Single Source of Truth (SSOT)

• Kunstig intelligens optimaliserer planlegging og tidsbruk (automatisering)

Som du ser, finnes det mange ulike verktøy og plattformer å velge mellom. Hvilket som passer best for dere, avhenger av alt fra behov og ønsker til eksisterende teknologi-rigg.

For eksempel: En bedrift som bruker Microsoft 365 og Teams vil for eksempel ha større nytte av Planner og Microsoft Projects, sammenliknet med en bedrift som bruker Google Workspace som produktivitets- og samarbeidsplattform.

Samtidig er ikke beleilighet det som bør avgjøre hvilket verktøy dere skal bruke – altså for eksempel at du har et program integrert i en pakke du allerede betaler for, eller at det har en integrasjon mot et annet program du bruker fra samme leverandør.

I stedet bør du først og fremst velge verktøyet som svarer aller best til dine behov.

Vår klare anbefaling er derfor å ha en tydelig forståelse for hva verktøyet eller plattformen skal løse, før vi snakker om hvilket dere skal velge. Derfor starter vi alltid med kartlegging av mål, behov, utfordringer og muligheter, før vi til slutt velger og implementerer den riktige løsningen.