Vi gir deg en innføring i riktig bruk av SharePoint, Teams og alle verktøyene i Microsoft 365 slik at du kan gå fra kaos til kontroll og oppnå sømløs samhandling.
Microsoft 365 er en skybasert produktivitetsplattform designet for å fremme smart, sikker og effektiv samhandling. Med et bredt spekter av verktøy og tjenester, gir Microsoft 365 bedrifter muligheten til å forbedre produktivitet, samhandling og sikkerhet på tvers av hele organisasjonen. To av de mest brukte verktøyene i Microsoft 365 er SharePoint og Teams som vi skal se litt nærmere på hvordan henger sammen.
SharePoint er et verktøy for dokumenthåndtering og intranettløsninger. Det lar bedrifter lagre, dele og administrere filer og innhold på en sikker måte i skyen. Ved å strukturere SharePoint riktig, kan du redusere tiden de ansatte bruker på å finne informasjon i løpet av arbeidsdagen.
Visste du at når du oppretter en ny kanal i Teams, så opprettes det en tilsvarende mappe i SharePoint? Teams henger tett sammen med SharePoint og er en plattform for kommunikasjon og samarbeid som samler chat, videomøter, og filutveksling i én integrert plattform. Gjennom Teams kan man opprette ulike kanaler for ulike grupper, prosjekter og avdelinger. Teams har også mulighet for å integrere med andre Microsoft 365-verktøy som Viva og Planner.
Mange bedrifter bruker Teams og SharePoint, men det oppstår ofte kaos som gjør det vanskelig å bruke verktøyene effektivt. Hos kundene vi hjelper med Microsoft 365 ser vi ofte fire utfordringer som går igjen:
1. For stor fleksibilitet
2. Vanskelig å holde oversikt over team og områder
3. Usikkerhet knyttet til tilgangsstyring, deling og sikkerhet
4. Tungvint å finne filer
I denne videoserien lærer du hvordan du oppnår effektiv kommunikasjon, sømløs samhandling og moderne produktivitet i Microsoft 365.
→ Se videoserieDe fleste bedriftene som kommer til oss bruker under 20% av funksjonene de har tilgang til i Microsoft 365. Disse blir ofte ikke brukt på grunn av manglende forståelse for formål og oppsett, i tillegg til opplæring av ansatte i hvordan bruke de riktig.
Vi har hjulpet hundrevis av bedrifter med å ta i bruk riktig verktøy og oppnå sømløs samhandling i Microsoft 365. På bakgrunn av denne læringen har vi utviklet et rammeverk vi kaller 365 Huset som gir deg beste praksis i Microsoft 365 for bedrifter. Dette rammeverket dekker alle områdene (etasjene) som må på plass for å lykkes og er delt opp i:
Arkitektur
Sikkerhet
Arbeidsflyt
Informasjonsflyt
AI og automatisering
Akkurat som i et hus så må man ha en solid grunnmur for å få et trygt tak over hodet. Hvis ikke grunnmuren er på plass får man problemer hele veien oppover. Eksempelvis kan man ikke uten riktig arkitektur og sikkerhet ta i bruk automatisering og avanserte tjenester som Microsoft Copilot og AI-verktøy.
Hvis man går i det vi kaller "Teams fella" og bruker Teams til alle formål blir det fort informasjonskaos som gjør det vanskelig å skape effektive arbeidsflyter. Her finnes det eksempelvis mange gode verktøy i Microsoft 365 som Viva og Planner som bør brukes i stedet for Teams.
Men hvordan rydder man opp for å oppnå effektiv og sømløs samhandling på tvers av hele organisasjonen? Vi skal ta deg gjennom alle etasjene i 365 Huset, fra grunnmuren til taket, og se på årsakene til at det ofte oppstår kaos i SharePoint og Teams og hvordan du kan fikse det.
Arkitekturen i Microsoft 365 utgjør grunnmuren for hele plattformen. En godt planlagt arkitektur sikrer at alle verktøy fungerer sammen på en effektiv måte, og at informasjon flyter sømløst mellom ulike plattformer.
Typiske problemer og rotårsaker: Dere sliter med flere lagringsløsninger og feil verktøybruk, som fører til ineffektiv filhåndtering og kaos i SharePoint og Teams.
Tips og anbefalinger: Bruk riktig verktøy til rett formål og samle alle filer i SharePoint og Teams. Lag en god arkitektur basert på behov, organisasjonskart og funksjoner. Samle all samhandling i Teams og opprett en navigasjonsmeny i SharePoint.
Sikkerhet er avgjørende for å beskytte bedriftens data og sikre at informasjon kun er tilgjengelig for de som trenger det. En robust sikkerhetsstruktur forhindrer uautorisert tilgang og datalekkasjer.
Typiske problemer og rotårsaker: Dårlig tilgangsstyring og mangel på forståelse av hvordan SharePoint og Teams hører sammen fører til information overload og gjør det vanskelig å finne frem. Manglende opplæring i sikkerhetsrutiner og regulatoriske krav for både administrator og sluttbruker. Mange sliter også med deling av filer og oversikt over hvem som har tilgang.
Tips og anbefalinger: Implementer dynamiske grupper i Entra, separate grupper i SharePoint og Teams, og opprett en tredjeparts sikkerhetskopi. Utvikle gode rutiner og innstillinger for tilgangsstyring.
Effektive arbeidsflyter er avgjørende for å oppnå høy produktivitet og godt samarbeid i en organisasjon. Med riktige arbeidsflyter kan ansatte enkelt finne informasjon, kommunisere sammen og fullføre oppgaver.
Typiske problemer og rotårsaker: Fri flyt for manuell opprettelse av Teams fører til kaotiske arbeidsprosesser og navigasjonsproblemer. Dette skaper også problemer nedover i etasjene for sikkerhet og arkitektur.
Tips og anbefalinger: Blokkér uregulert opprettelse av Teams, kartlegg behov for arbeidsflyter, og opprett standardiserte flyter og maler for gjentakende prosesser. Forbedre metadataen og søkbarheten deres med verktøy som Frend Meta.
Få bedre struktur, mindre rot og bedre søkbarhet i SharePoint og Teams. Automatisert oppsett av Teams for gjentakende arbeidsflyter og prosjekter.
→ Les mer om Frend MetaGod informasjonsflyt sikrer at de rette menneskene får tilgang til riktig informasjon til rett tid. Dette er essensielt for å unngå forvirring og ineffektivitet i bedriften.
Typiske problemer og rotårsaker: Feil bruk av Teams og Outlook skaper forvirring og dårlige brukeropplevelser. Intranet i SharePoint settes ofte opp feil og er dårlig integrert med Teams.
Tips og anbefalinger: Organiser gruppekommunikasjon i Teams-kanaler, bruk Teams Chat for en-til-en kommunikasjon og Viva Engage for mange-til-mange kommunikasjon. Juster varslingsinnstillinger på alle enheter og plattformer for å skape balanse mellom push og pull-varsler.
AI og automatisering endrer måten bedrifter jobber på ved å automatisere repetitive oppgaver og dra nytte av dataen deres. Implementering av disse teknologiene krever en god informasjonsarkitektur og opplæring av ansatte.
Typiske problemer og rotårsaker: Problemer oppstår på grunn av dårlig datagrunnlag, feil informasjonsarkitektur, og utilstrekkelig trening av brukere i AI-verktøyene.
Tips og anbefalinger: Bruk Microsoft Copilot som hyllevare AI, utvikle spesialiserte AI bots med Azure Open AI, og implementer AI for å forbedre søk og nyttiggjøre metadata. Bygg applikasjoner med Power Apps og opprett flyter med Power Automate.
For å få fullt utbytte av Microsoft 365, må du fokusere på å:
Få på plass grunnmuren i 365 Huset og jobb dere oppover
Oppnå samspill mellom forretning, teknologi og det menneskelige i alle etasjer
Ikke glemme opplæring og brukeradopsjon
Lykkes du på disse punktene er vi sikre på at du kan oppnå kontroll i SharePoint og Teams. Rydd opp i hele 365 Huset for å utnytte alle mulighetene i Microsoft 365, og opplev smart, sikker og effektiv samhandling på tvers av hele organisasjonen.
Er du usikker på hvor du skal starte? Ta kontakt med oss ved å fylle ut skjemaet nedenfor for en gratis workshop, så hjelper vi deg med å komme i gang.