Derfor blir det kaos når filserveren «dumpes» i SharePoint

Han har sett mange bedrifter flytte dataene sine over i SharePoint ved å videreføre eksisterende filstruktur under noen få overordnede mapper, uten å tenke på metadata. Når man da prøver å utnytte integrasjonsmulighetene i Microsoft-økosystemet, opplever man ofte at:

• Det er vanskelig å finne frem til riktige filer

• Ansatte får tilganger som ikke er nødvendige (eller ønskelige)

• Mange ender opp med å bruke masse tid på å koble relevante filer til riktig avdeling eller team i etterkant

• Det blir krevende for datamaskinene å synkronisere filer med OneDrive

– Det å faktisk flytte filene er det enkleste. Det å lage en ny og gjennomtenkt arkitektur for SharePoint-lagringen er det som egentlig er komplisert og tidkrevende, men også det som skaper mest verdi og får samhandlingen til å flyte. Vi hjelper kundene våre med å lage en god struktur i både SharePoint og Teams i stedet for at alle filene bare blir dumpet i én mappe, sier Magnus.

Bedre og mer effektiv samhandling

SharePoint er det beste og mest naturlige valget av fillagrings-løsning for alle som jobber i Teams, Word, Excel og PowerPoint – fordi samhandlingen er helt sømløs. Men for å få mest ut av verktøyet, krever det at du vet hva du gjør.

Når store mengder filer skal flyttes fra andre lagringsløsninger, gjøres det aller viktigste arbeidet i forkant. Dere bør legge en plan for hvordan lagringen skal bygges opp. SharePoint-strukturen bør settes sammen av flere områder (eller «sites») og felt for tagging av metadata som dere i tillegg integrerer med Teams for samhandling.

– Du bør ha et SharePoint-område for hver avdeling eller arbeidsprosess, og koble disse til de relevante teamene i Teams. Slik sikrer du at samhandlingen blir så effektiv som mulig. Dumper du over den gamle strukturen til et område, vil du likevel klare å finne det du leter etter, men du får ikke med deg alle fordelene som kommer med plattformen.

Se også: Sammenhengen mellom SharePoint og Teams

Magnus forklarer at du er nødt til å få klarhet i hvordan de ansatte jobber, ikke bare filene de bruker:

– Det er ofte store variasjoner. Økonomiavdelingen bruker gjerne mange Excel-dokumenter, mens de som jobber med markedsføring ofte jobber med store filer som videoer og bilder i høy oppløsning. Dette setter forskjellige krav til SharePoint struktur, bruk av Teams og påkrevd bruk av metadata.

Fragmentert lagring er en sikkerhetsrisiko

Du bør også få oversikt over hvor alle filene ligger i dag. Her er det ikke nok å bare snakke med ledelsen eller IT-ansvarlig. Flere ansatte kan selv ha satt opp egne lagringsløsninger, både i interne systemer og i systemer utenfor organisasjonens kontroll.

– Det kan for eksempel skyldes at noen har opprettet dokumenter i en ekstern skytjeneste for å samskrive i dokumenter. Andre foretrekker å jobbe i dokumenter som er lagret lokalt på egen PC. Det kan etter hvert bli mange lagringssteder, og før man vet ordet av det, har ikke virksomheten oversikt over hvor dataen ligger, sier Magnus.

Dette kalles fragmentert lagring og oppstår fordi virksomheten ikke har hatt løsninger som støtter de ansattes behov. Ikke bare kan det skape mye hodebry når filene skal flyttes til SharePoint, det kan også være en stor sikkerhetsrisiko og ikke i tråd med GDPR, forteller Magnus.

– Hvis dokumenter blir liggende lokalt på en PC og denne havner på avveie eller uvedkommende får tilgang på maskinen, kan dataene gå tapt. Det samme kan skje hvis en ansatt har satt opp en egen Dropbox-konto der virksomhetens dokumenter er lagret, for så å slutte, sier han.

Vi kan være en partner

Det kan være ganske tidkrevende å gjøre flyttingen på «riktig» måte. Ifølge Magnus, som har loset en rekke kunder over til SharePoint, kan det ta alt fra noen uker til flere måneder. Tiden er avhengig av størrelsen på bedriften og datamengden som skal få et nytt hjem.

– Kartleggingen krever intensivt arbeid, og vi må ofte diskutere frem og tilbake for å finne de beste løsningene. Som regel vil ingen få nøyaktig det de vil ha. Det blir heller et slags gjennomsnitt av alle behovene i bedriften, som gjør at helheten blir mest mulig effektiv, sier Magnus.

Nettopp derfor kan det være lurt å få håndsrekning fra noen som har gjort det før, snarere enn å lempe alt i fanget på bedriftens IT-ansvarlige. Vi kan hjelpe dere med å få på plass en fil- og samhandlingsstrategi med definerte retningslinjer for hvordan lagringen skal foregå i den nye strukturen, samt hvor de ansatte skal kommunisere og dele filer og dokumenter.

– Vi bidrar med ekspertise på organisasjonsforståelse og skyplattformer. Vi setter oss inn i hvordan bedriften fungerer, og finner de mest moderne løsningene for å løse behovene på best mulig måte. Gjennom kartleggingsarbeidet får vi en forståelse av hvor skoen trykker, sier Magnus, og legger til:

– Vi er opptatte av det menneskelige aspektet for å ivareta det organisatoriske.

Trenger du hjelp med SharePoint?

Forespør en gratis workshop ved å fylle ut skjema under.