Digital arbeidsplass Digital samhandling Opplæring Skyløsninger

Etter å ha hjulpet over hundre bedrifter med samhandling og effektiv digital arbeidsflyt de siste årene har vi plukket med oss noen nyttige tips på veien. I dette blogginnlegget deler vi de aller beste, helt uavhengig av leverandører og teknologier.

Tipsene

1. Del linker istedenfor vedlegg
2. Sørg for Single Sources of Truth (SSOT)
3. Gjør kommunikasjon kontekstbasert
4. Bruk no-code verktøy og plattformer
5. Bruk skybaserte verktøy
6. Bruk sanntids samhandling- og samskrivingsverktøy
7. Gjør webapper om til desktop apper
8. Fjern og reduser distraksjoner

1. Del linker istedenfor vedlegg og lange forklaringer

De fleste bedrifter har ett eller flere skybaserte verktøy. For eksempel en produktivitet og samarbeidsplattform som Google Workspace eller Microsoft 365. Disse plattformene legger til rette for å jobbe nettbasert. I stedet for å laste ned dokumentet og sende det som vedlegg, kan man dele linker direkte i chat, på e-post eller i et dokument. Når mottaker klikker på linken sendes vedkommende rett til nettleser og kan redigere den siste versjonen av dokumentet derfra.

💡 Dette fungerer også i moderne CRM-, ERP-systemer, og prosjektstyringsverktøy på både mobil og desktop.

2. Sørg for Single Sources of Truth (SSOT)

Single Source of Truth er en praksis hvor all informasjon er lagret på en slik måte at alle i bedriften bruker samme data (fra samme kilde) som utgangspunkt. Det gjør det mye lettere/mulig å finne det du leter etter, uten å måtte spørre (forstyrre) en kollega.

De aller fleste bedrifter har informasjon og innhold spredt rundt på flere kilder - noe finnes på e-post, noe på en filserver, noe i Teams og andre ting er kommunisert og lagret lokalt på enheter. Dette gjør det vanskelige å finne frem til siste versjon av et dokument eller status på et prosjekt - som igjen fører til mye dobbeltarbeid, ineffektivitet og unødvendige feil.

Å lagre all informasjon og innhold knyttet til en ting på et konsekvent sted gjør at alle ansatte i bedriften alltid vil ha tilgang til samme oppdaterte informasjon og innhold.

💡 I Frend bruker vi blant annet prosjektstyringsverktøyet vårt, Asana, til dette formålet. Her samler vi all informasjon og innhold knyttet til de fleste prosesser og prosjekter - og det fungerer som en kule.

💡 Man kan ha flere SSOT til ulike formål. For eksempel; CRM-systemet for kundedata, regnskapssystemet for økonomi og prosjektstyringsverktøyet for prosjektdata.


3. Gjør kommunikasjon kontekstbasert

Og når vi først snakker om Asana, kan vi også ta en prat om kontekstbasert kommunikasjon. Uavhengig av om dere bruker Teams, Slack, Asana eller et annet kommunikasjonsverktøy er kontekstbasert kommunikasjon en av nøklene til effektiv digital samhandling og effektive prosesser. Å samle kommunikasjonen rundt en spesifikk oppgave eller tema på en og samme plass - slik at alle som er involvert alltid er oppdatert om hva som har blitt snakket om og hva som skal gjøres fremover - er genialt!



Se for deg at du skal arrangere en fest for bedriften din. Hvis noen planlegger festen på e-post, andre på telefon, og noen på chat - uten å oppdatere hverandre - vil mye informasjon gå tapt og ingen husker helt hva som ble sagt og avtalt. Opprett et dedikert chat-rom, eller en oppgave (task) i prosjektstyringsverktøyet deres, hvor de som har ansvar for festen er medlem, og hold all kommunikasjon og planlegging rundt festen der. Da vil alle (relevante) være oppdatert til enhver tid, og det er kun de som er involvert i fest-planleggingen som blir oppdatert og varslet om endringer.

4. Bruk no-code verktøy og plattformer

No-code plattformer er definisjon plattformer som gjør hvem som helst i stand til å bygge og bruke software-løsninger uten å skrive kode. Ved første øyekast høres dette kanskje komplisert ut, men i realiteten er dette verktøy du trolig har vært borti tidligere. Eksempler på no-code plattformer som de fleste kjenner til er Google Sheets, Zapier og Canvas.

Det finnes mange no-code plattformer som kan automatisere oppgaver i bedriften, blant de mest populære er:
→ Asana for prosjektstyring og oppgavehåndtering
→ HubSpot for CRM, markedsføring og automatisering
→ Zapier for sammenkobling og integrasjoner til andre verktøy
→ Webflow for bygging og hosting av nettsider
→ Google Sheets for datainnsamling, analyse og mye mer



5. Bruk skybaserte verktøy

Skybaserte verktøy er kommet for å bli, og bedrifter (spesielt nå i disse tider) kan skape stor verdi ved å ta i bruk skybaserte verktøy istedenfor serverbaserte.

Dette er bare noen av fordelene ved skybaserte- vs serverbaserte verktøy:
- alltid tilgjengelig (ikke VPN)
- raskere utvikling og innovasjon
- integrasjonsmuligheter
- mulighet for linkdeling og samhandling i sanntid

💡 Hvilke verktøy som passer for dere avhenger blant annet av størrelse, ambisjon, behov og teknologien dere bruker i dag.



Lær mer om hvilke verktøy dere bør vurdere:
Videoserie: Effektiv digital samhandling

6. Bruk sanntids samhandling- og samskrivingsverktøy

De fleste bedrifter har som nevnt en moderne produktivitet og samarbeidssplattform (f.eks. Google Workspace, Microsoft 365) og da tilgang til Google Docs eller Word Online, disse verktøyene legger til rette for samarbeid og samskriving i sanntid. Med samskrivingsverktøy tenker vi som oftest på nettbaserte tjenester, som lar flere brukere redigere i samme dokument samtidig. Dokumentene lagres i skyen og alle endringer lagres automatisk.

De tre vanligste, og mest populære verktøyene for samhandling og samskriving i sanntid er:

Google dokumenter, regneark og presentasjoner

Jobb sammen i Google dokumenter, regneark, presentasjoner og/eller spørreskjema med Google Drive. Redigering i sanntid er tilgjengelig for dokumenter som er lagret i en et delt Drive-område, en delt mappe og/eller som er delt med vedkommende som skal redigere dokumentet. Foreslå endringer, legg igjen kommentarer, nevn og tildele oppgaver og del dokumenter enkelt med eksterne med Googles samhandlingsverktøy.

Word, Excel og PowerPoint Online

Jobb sammen i et Word-dokument, Excel-regneark eller PowerPoint-presentasjon med Office og OneDrive eller SharePoint. Redigering i sanntid er tilgjengelig for dokumenter som er lagret i OneDrive eller SharePoint i et delt lagringsområde, og for apper som støtter redigering i sanntid.

Miro

Gjennomfør digitale workshops og kreative prosesser i sanntid uten å sitte fysisk sammen. Kort fortalt er Miro en digitalisert versjon av det klassiske whiteboardet - som egner seg godt til digitale møter. Kartlegg prosesser, lag tankekart og skriv notater på post-it lapper på tavlene i Miro.

💡 Husk å gi de som skal redigere innholdet tilgang til det aktuelle dokumentet eller området

7. Gjør webapper om til desktop apper

Å ha de appene du bruker aller mest tilgjengelig som desktop-apper kan gjøre det enklere å holde oversikt og spare deg for mye tid. Dette kan for eksempel være apper for e-post, regnskapsprogram, prosjektstyringsverktøy o.l.

💡 I Frend bruker vi Google Workspace og Gmail, derfor har de fleste oss gjort Gmail til en “desktopapp”. Det reduserer det klassiske fane-kaoset i nettleseren.



Noen skybaserte verktøy, som Google Workspace, fungerer best i nettleseren, og har derfor ikke nedlastbare desktop-apper, men det finnes en løsning. Sjekk ut blogginnlegget nedenfor:
Sånn gjør du Gmail, Meet og andre web-apper til desktop-apper

8. Fjern og reduser distraksjoner

Notifikasjoner, meldinger, telefoner, e-poster, nyheter og andre fristelser er alle med på å stjele fokus og ødelegge arbeidsflyten. Derfor er det veldig viktig å identifisere verstingene og eliminere distraksjoner.


Eksempler på distraksjoner som kan reduseres eller elimineres:

Mobil og desktop

Begrens varsler på mobilen og desktopen din ved hjelp “ikke forstyrr” funksjoner eller ved å skru av lyden. Et annet godt tips er å fjerne mobilen fra synsfeltet, så blir du mindre fristet til å bruke den.

Nyttige verktøy for produktivitet

Begrens tilgang til sider som stjeler tid og fokus, som nettaviser, når du jobber med en oppgave. Apper som Hold er laget for akkurat dette formålet.

E-post og andre varsler

Å begrense sjekk av e-post, chat og andre varsler til tre ganger om dagen kan være smart om du har en rolle som legger til rette for dette. Da er sjansen større for at du havner i flytsonen, da du blir sjeldnere avbrutt og distrahert av andre oppgaver og folk som trenger deg.

Trenger du hjelp, eller vil du lære mer?

Vi håper du synes tipsene var nyttig. Hvis du vil lære enda mer om digital arbeidsflyt og effektiv digital samhandling kan du sjekke ut disse linkene

Gratis webinar: Våre beste tips for bedre digitalt samarbeid og effektive arbeidsprosesser
Temaside: Våre beste ressurser for bedrifter som bruker Teams
Temaside: Våre beste ressurser for bedrifter som bruker Google Workspace

Trenger du hjelp?
Bestill gratis rådgivning

Har dere også lyst til å lykkes digitalt?
La oss ta en prat!

Veronica Solbak

Markedsføringsansvarlig

993 18 476

veronica@frend.no

Få månedlig innsikt og nyheter rett i innboksen - meld deg på vårt nyhetsbrev