Eco-1 henvendte seg til Frend med et ønske om å innføre Asana som “hub” for intern samhandling. Frend har allerede hjulpet Eco-1 med flere prosjekter, og er ansvarlig for IT-driften i selskapet. Frend ble derfor et naturlig valg når de trengte bistand med implementering av nytt system.

Eco-1 ønsket at det nye systemet skulle tilrettelegge for redusert bruk av e-post, strømlinjeforme kjerneprosesser, sikre god informasjonsflyt og effektivt hybridkontor. Vår erfaring er at et rent prosjektstyringsverktøy sjeldent er nok når organisasjoner ønsker å samle internkommunikasjon og prosessgjennomføring. Da er det ofte behov for et arbeidsstyringsverktøy. Derfor falt valget på Asana. 

Å lykkes med implementering av et arbeidsstyringsverktøy er utfordrende, og krever at de ansatte endrer sine arbeidsvaner og -rutiner. For å få til dette, er bedriften avhengig av å gjennomføre en god endringsprosess. Ved å involvere de ansatte i både oppsett og retningslinjer for bruk, sørger vi for eierskap til løsningen. Vår erfaring er at dette er en viktig faktor for at verktøyet skal tas i bruk. 

Vi gjennomførte avdelingsvise workshops for å utarbeide Asana-arkitekturen. På denne måten sikrer vi at de ansatte får eierskap til løsningen, samt blir kjent med mulighetene det gir. I tillegg er disse workshopene en god arena for å reflektere rundt og diskutere hvordan bedriften ønsker å jobbe. Å bruke implementeringen av nye systemer for å fasilitere diskusjoner og refleksivitet, er med på å maksimere verdien av nye løsninger. 

Ofte er behovet for nye verktøy en konsekvens av behovet for å gjøre noe annerledes. Å adressere dette i utviklingen av arkitektur og retningslinjer er derfor en kritisk suksessfaktor. 

I tillegg gjennomførte vi en superbrukeropplæring som en del av utarbeidelse av arkitekturen. Ved å etablere en superbruker-gruppe tidlig i prosjektet, sikrer vi at organisasjonen har nødvendig kompetanse for å forvalte og videreutvikle løsningen. Å lykkes med arbeidsstyringsverktøy er en kontinuerlig prosess. Å sørge for at organisasjonen har god kjennskap til systemet er helt essensielt. 

Frend avsluttet prosjektet med en opplæring for hele organisasjonen i funksjonalitet i verktøyet og retningslinjer for bruk. Denne opplæringen inkluderte felles gjennomgang og testing av ulike funksjoner. Hensikten med en praktisk opplæring er å tidlig etablere trygghet og tillit til at det er lov til å prøve og feile. Det er bedre at de ansatte tester systemene, men bruker de feil i startfasen, enn at de ikke bruker verktøyet  i det hele tatt.