Høsten 2020 gjennomførte vi et innsiktsprosjekt og la en plan for hvordan AKJ kunne legge til rette for videre vekst gjennom bedre utnyttelse av digitale verktøy og moderne teknologi. Etter å ha analysert prosessene og samhandlingen i selskapet ble det tydelig at de ansatte manglet et verktøy som løste behovene knyttet til oppgavehåndtering, prosjektstyring, prosesshåndtering og kommunikasjon. Asana ble valgt som arbeidsstyringsverktøy og ligger nå til grunn for en rekke arbeidsprosesser.

“Vi får gjort tre ganger så mye” sier Anders Kvamme Jensen om Asana og den nye riggen i et intervju med DigitalNorway.

Fra ustrukturerte prosesser til flyt og effektivitet

Etter å ha sett verdien av Asana, fikk flere i AKJ «blod på tann» og et ønske om å flytte ytterligere prosesser over til verktøyet. Asana skal ikke bare være et oppgave- og prosjektverktøy, men bli et arbeidsstyringsverktøy – som samler oppgave- og prosjektstyring, prosesser og kommunikasjon på et sted. Dette inkluderer å standardisere prosesser og rutiner, samt tilrettelegge for at all intern kommunikasjon og oppgavefordeling foregår samlet på ett sted. Dette øker transparens og effektivitet, samt reduserer individuell avhengighet og risiko for at oppgaver faller mellom to stoler og at informasjon går tapt. For å få til dette har Frend jobbet tett med AKJ med fokus på to kritiske suksessfaktorer; forståelse av arbeidsprosessene til AKJ, og økt bruk av verktøyet i organisasjonen.

– Etter seks måneder har vi transformert måten vi jobber på og får gjort minst tre ganger så mye.

Forståelse for arbeidsprosessene til AKJ

For å kunne utvikle og optimalisere bruken av Asana i AKJ, har det vært viktig med en god forståelse av arbeidsprosesser på både individ,- enhets- og organisasjonsnivå. Dette har vi oppnådd ved å jobbe tett med både ansatte og ledere, som muliggjør optimalisering av verktøybruk på alle nivåer i organisasjonen. En vellykket digital transformasjon er en kontinuerlig prosess og krever stadig utvikling.

“Lederne og de ansatte kjenner organisasjonen, mens vi i Frend kjenner mulighetene i verktøyet. Derfor er det essensielt at vi samarbeider og kombinerer hverandres innsikt for å skape mest mulig verdi” - Celine Solheim, konsulent i Frend

Dette har vi klart med AKJ, som har skapt god innsikt i hvordan vi kan tilrettelegge Asana for å reflektere måten organisasjonen jobber på. Dette er også en kritisk suksessfaktor for å sørge for at verktøyet faktisk tas i bruk.

Økt bruk av verktøyet i organisasjonen

For at AKJ skal få fullt utbytte av Asana, er selskapet avhengig av at verktøyet brukes på en effektiv måte av hver enkelt ansatt. En så omfattende digital transformasjon som AKJ har fått til, krever en god endringsprosess. Det har derfor vært viktig at vi i Frend har involvert de ansatte i endringer og visjoner, slik at de har eierskap til prosessene. Dette gjør også at løsningene Frend har implementert, gjenspeiler måten hver enkelt jobber på, som er helt nødvendig for at verktøyet faktisk skal tas i bruk. At Frend har fått rom til dette tette samarbeidet, viser at prosessen og visjonen er godt forankret hos ledelsen i organisasjonen, som også er en kritisk faktor for å optimalisere digitaliseringsprosessen.

I tillegg til god forståelse av prosesser og samarbeid med de ansatte, er kontinuerlig trening og læring viktig. Å bruke Asana som arbeidsverktøy krever god kjennskap til verktøyet og dets funksjoner. Derfor har Frend holdt jevnlige kurs som bidrar til at alle ansatte kan utnytte verktøyet på en god og effektiv måte.

Om kunden

AKJ er en hybrid innen finansverdenen og tilbyr globale meglertjenester, digitale verktøy og spesialistkompetanse til hedgefond. AK Jensen Group Limited er et globalt selskap styrt fra New York, London, Malta og Oslo og eies av aksjonærer som samlet har over 18 milliarder dollar i forvaltningskapital. Konsernet har siden 1995 betjent hedgefond og institusjonelle kunder i 35 land rundt om i verden. Når deres kunder skal plassere sin kapital, er det først og fremst trygghet de søker.