Personvernerklæring

Frend Digital AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som beskrives i denne erklæringen. Det daglige ansvaret for personvern og informasjonssikkerhet ligger hos vår CISO.

Frend Digital AS St. Olavs Gate 27, 0166 Oslo E-post: hei@frend.no Telefon: +47 24 02 20 27

Nettsiden frend.no er designet av Barkas og kodet av Kult Byrå. Nettsiden driftes av en ekstern hostingleverandør. Det er kun Frend Digital AS og denne leverandøren som har tilgang til opplysninger samlet inn via nettstedet.

Det er frivillig å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester på nettstedet, for eksempel å melde seg på nyhetsbrev. Med mindre annet er oppgitt er behandlingsgrunnlaget samtykke fra den enkelte, jf. GDPR art. 6 (1) a.

Frend Digital AS samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på frend.no. Formålet er å utarbeide statistikk som brukes til å forbedre og videreutvikle nettstedet – for eksempel hvilke sider som besøkes, hvor lenge besøket varer og hvilke nettsteder brukerne kommer fra.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form, og kan ikke spores tilbake til den enkelte bruker.

Vi bruker analyseverktøyene HubSpot og Microsoft Clarity på nettstedet. Microsoft Clarity gir innsikt i brukeratferd gjennom heatmaps og sesjonsopptak i anonymisert form. Informasjon fra disse verktøyene utleveres ikke til andre aktører enn de nevnte databehandlerne.

Rettslig grunnlag: Art. 6 (1) f – berettiget interesse, eller samtykke der dette er innhentet via cookie-banneret.

Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres i nettleseren din når du besøker en nettside. Lagring og behandling av slike opplysninger krever at du er informert og har gitt samtykke, jf. ekomloven § 2-7b.

Vi innhenter ditt samtykke via Cookie Information-plattformen, som vises som et cookie-banner første gang du besøker nettstedet. Du kan til enhver tid endre eller trekke tilbake samtykket ved å klikke «Cookies» nederst til venstre på siden.

Nødvendige informasjonskapsler

Disse er nødvendige for at nettstedet og samtykkefunksjonen skal fungere korrekt.

• CookieInformationConsent (Cookie Information) – Lagrer ditt cookie-samtykke. Varighet: 12 måneder.
• __hs_opt_out (HubSpot) – Lagrer opt-out for HubSpot-sporing. Varighet: 13 måneder.

Statistiske informasjonskapsler

Brukes til å forstå hvordan besøkende bruker nettstedet. Krever samtykke.

• hubspotutk (HubSpot) – Sporer besøkshistorikk på tvers av besøk. Varighet: 13 måneder.
• __hstc (HubSpot) – Sporer trafikkilder og konverteringer. Varighet: 13 måneder.
• __hssc (HubSpot) – Holder oversikt over sesjoner. Varighet: 30 minutter.
• __hssrc (HubSpot) – Identifiserer nye nettleserøkter. Varighet: Økt.
• _clck (Microsoft Clarity) – Persistent bruker-ID for heatmap-analyse. Varighet: 12 måneder.
• _clsk (Microsoft Clarity) – Kombinerer sidevisninger per økt. Varighet: 1 dag.

Markedsføringscookies

Brukes til målrettet annonsering på sosiale medier og søkemotorer. Krever samtykke.

• _fbp (Meta/Facebook) – Identifiserer nettlesere for remarketing. Varighet: 3 måneder.
• _fbc (Meta/Facebook) – Lagrer klikk-ID fra Facebook-annonse. Varighet: 2 år.
• _uetsid / _uetvid (Microsoft Ads/Bing) – Sporer konverteringer fra Bing-kampanjer. Varighet: 1 dag / 13 måneder.
• li_fat_id, bcookie (LinkedIn) – Konverteringssporing og remarketing. Varighet: 30 dager / 2 år.

Funksjonelle informasjonskapsler

• player, vuid (Vimeo) – Lagrer preferanser for videospilleren. Varighet: 2 år.

Dersom du fyller ut et kontaktskjema på frend.no, registreres det en informasjonskapsel i nettleseren din for å muliggjøre auto-utfylling ved et senere besøk. Vi behandler navn, e-postadresse og innholdet i henvendelsen din for å kunne svare deg.

Rettslig grunnlag: Art. 6 (1) f – berettiget interesse i å håndtere henvendelser fra potensielle kunder.

Frend Digital AS sender nyhetsbrev 1–2 ganger per måned via e-post. For å motta nyhetsbrev må du registrere en e-postadresse. Du kan i tillegg oppgi stillingstittel for at vi skal kunne sende relevant innhold.

HubSpot er vår databehandler for e-postmarkedsføring. E-postadressen lagres i en egen database hos databehandleren og deles ikke med andre, med mindre du har samtykket til dette (se punkt 6).

Du kan melde deg av nyhetsbrevet når som helst via avmeldingslenken i e-posten eller ved å kontakte oss.

Rettslig grunnlag: Art. 6 (1) a – samtykke.

I forbindelse med felles arrangementer eller markedsaktiviteter med utvalgte samarbeidspartnere kan vi be om samtykke til å dele kontaktinformasjonen din (navn, e-postadresse, stillingstittel og virksomhet) med den aktuelle partneren.

Dette vil alltid fremgå tydelig av påmeldingsskjemaet eller den aktuelle aktiviteten, og vil kun skje dersom du aktivt samtykker til det. Hvilken samarbeidspartner som mottar opplysningene, vil alltid være navngitt.

Du kan trekke tilbake et slikt samtykke ved å kontakte oss på hei@frend.no.

Rettslig grunnlag: Art. 6 (1) a – samtykke.

Når du er kontaktperson hos en kunde, leverandør eller samarbeidspartner, behandler vi navn, stilling, e-postadresse, telefonnummer og virksomhet. Vi behandler også korrespondanse, tilbud, avtaler og fakturaer knyttet til forholdet. Formålet er å gi tilbud, inngå og følge opp avtaler, gjennomføre prosjekter og fakturere.

Opplysningene lagres i våre systemer for kundeoppfølging (CRM), prosjektstyring, regnskap, elektronisk signering og dokumentlagring.

Rettslig grunnlag: Art. 6 (1) b – avtale, når du selv er part i avtalen. Art. 6 (1) f – berettiget interesse i å følge opp kunde- og leverandørforhold, når du er kontaktperson for en virksomhet. Art. 6 (1) c – rettslig forpliktelse etter bokføringsloven for regnskapsmateriale.

Frend Digital AS benytter e-post og telefon som del av det daglige arbeidet. CISO har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng.

Relevante opplysninger fra telefonsamtaler og e-postutveksling kan arkiveres i kundens profil i Frends systemer. Den enkelte medarbeider er ansvarlig for å slette e-postmeldinger som ikke lenger er aktuelle og som kan inneholde personopplysninger. Ved fratreden slettes e-postkontoer innen rimelig tid, men relevante e-poster kan overføres til kolleger.

Telefonsamtaler loggføres i vår telefonsentral for administrasjon og drift av systemet, samt for aggregert statistikk. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av samtaler der innringer kan identifiseres.

Merk: Vanlig e-post er ikke kryptert. Vi ber deg ikke sende sensitive eller taushetsbelagte opplysninger (som personnummer eller helseinformasjon) via e-post eller chat.

Frend tar som hovedregel opptak av møter med kunder og samarbeidspartnere, med automatisk transkripsjon og oppsummering. Formålet er å dokumentere møtene, lage referat og kvalitetssikre leveransen. Materialet brukes kun internt i Frend og deles ikke med andre enn våre databehandlere.

Som hovedregel skal alle deltagere informeres om opptak, og som minimum skal opptakeren være synlig i møtet. Du kan be om at et møte ikke tas opp.

Vi bruker Trale (Supercompany AS) til opptak og transkripsjon. Materialet behandles og lagres innenfor EU/EØS, er kryptert og brukes ikke til å trene AI-modeller. Referater kan også lagres i prosjekt- og kundemapper og i CRM-systemet vårt.

Opptak slettes senest 12 måneder etter møtet. Transkripsjoner og referater slettes etter avtale med kunden, og lagres ikke lenger enn de trengs for oppdraget eller kvalitetssikring.

Rettslig grunnlag: Art. 6 (1) f – berettiget interesse i å dokumentere møter og kvalitetssikre leveransen. Du kan protestere mot behandlingen, se punkt 16.

Frend bruker AI-verktøy i salg, rådgivning, utvikling og prosjektarbeid, blant annet Claude fra Anthropic. Vi bruker kun AI-verktøy der leverandørens vilkår sikrer at opplysningene ikke brukes til å trene leverandørens modeller, og der vi har inngått databehandleravtale. Alt materiale som lages med AI-verktøy, kvalitetssikres av Frend.

Rettslig grunnlag: Det samme som for behandlingen verktøyet brukes i, typisk art. 6 (1) b eller f.

Når vi setter opp, flytter, drifter eller utvikler løsninger for kunder, får vi ofte tilgang til personopplysninger som kunden er ansvarlig for, for eksempel om kundens ansatte eller kunder. Da behandler vi opplysningene på kundens vegne og etter kundens instruks, som databehandler. Behandlingen reguleres av databehandleravtalen med kunden, og det er kundens personvernerklæring som gjelder. Når oppdraget er avsluttet, sletter eller tilbakeleverer vi opplysningene etter avtale med kunden. Spørsmål om slike opplysninger bør rettes til kunden.

Ved inngangspartiet på Frend Digital AS' kontor er det montert et kamera som aktiveres når man ringer på dørklokken. Bildet vises kun i sanntid og har ikke opptaksfunksjon.

Vi deler personopplysninger med følgende kategorier av tredjeparter:

Databehandlere (behandler opplysninger på våre vegne):

• HubSpot, Inc. – CRM, kontaktskjema, e-postmarkedsføring og analyse
• Google – Google Workspace (e-post, dokumenter og samhandling)
• Microsoft Corporation – Microsoft 365, Microsoft Clarity (atferdsanalyse) og Microsoft Ads
• Tripletex AS – Regnskap og fakturering
• Asana, Inc. – Prosjektstyring
• PandaDoc, Inc. – Elektronisk signering av avtaler
• Supercompany AS (Trale) – Møteopptak og transkripsjon
• Anthropic PBC – AI-assistenten Claude
• Ekstern hostingleverandør – Drift og hosting av frend.no
• Cookie Information A/S – Plattform for håndtering av cookie-samtykke
• Vimeo, Inc. – Videohosting
• Øvrige leverandører av rapportering, samhandling, lisensforvaltning og sikkerhetskopiering, alle med databehandleravtale.

Selvstendige behandlingsansvarlige:

• Meta Platforms, Inc. – Facebook Pixel for annonsering og konverteringssporing
• LinkedIn Corporation – LinkedIn Insight Tag for B2B-annonsering

Vi selger ikke personopplysninger til tredjeparter, og vi utleverer ikke opplysninger utover det som er beskrevet her, med mindre vi er rettslig forpliktet til det.

Vi lagrer i hovedsak personopplysninger innenfor EU/EØS. Enkelte leverandører er amerikanske eller kan behandle opplysninger i USA, blant annet HubSpot, Google, Microsoft og Anthropic. Anthropic (Claude) lagrer opplysninger i USA. Overføringer skjer med grunnlag i EUs standardkontraktsklausuler (SCC) eller EU-US Data Privacy Framework der dette er aktuelt. For nærmere informasjon om overføringsgrunnlag for den enkelte leverandør, ta kontakt med oss på hei@frend.no.

• Nettanalysedata – 24 måneder (berettiget interesse)
• Kontaktskjema-henvendelser – 5 år etter siste kontakt (berettiget interesse)
• Nyhetsbrev-abonnenter – 5 år etter samtykke trekkes tilbake (samtykke)
• Kontaktpersoner hos kunder, leverandører og samarbeidspartnere – 5 år etter siste kontakt eller avsluttet kundeforhold (berettiget interesse)
• Regnskapsmateriale, som fakturaer og avtaler – 5 år (bokføringsloven § 13)
• Møteopptak – Senest 12 måneder etter møtet (berettiget interesse)
• Transkripsjoner og referater – Etter avtale med kunden, og ikke lenger enn de trengs for oppdraget eller kvalitetssikring (berettiget interesse)

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet, jf. personopplysningsloven og GDPR kapittel III.

Du har følgende rettigheter:

• Innsyn – Du kan be om innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg (art. 15)
• Retting – Du kan be om at uriktige eller ufullstendige opplysninger rettes (art. 16)
• Sletting – Du kan be om at opplysninger slettes («retten til å bli glemt») der vilkårene er oppfylt (art. 17)
• Begrensning – Du kan be om at behandlingen begrenses i visse situasjoner (art. 18)
• Dataportabilitet – Du kan be om å motta opplysninger du selv har gitt oss i et maskinlesbart format (art. 20)
• Innsigelse – Du kan protestere mot behandling basert på berettiget interesse eller direkte markedsføring (art. 21)

Henvendelser besvares kostnadsfritt innen 30 dager.

Gjelder henvendelsen opplysninger vi behandler på vegne av en kunde, sender vi den videre til kunden.

Du trekker tilbake et cookie-samtykke ved å klikke «Administrer samtykke» på frend.no. Markedsføringssamtykke trekkes tilbake via avmeldingslenken i e-poster fra oss, eller ved å kontakte oss direkte.

Vi gjennomfører tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, tap eller misbruk. Tiltakene omfatter blant annet:

• Kryptering
• Tofaktorautentisering og enkel pålogging (SSO)
• Rollebasert tilgangsstyring
• Sentral administrasjon av PC-er og mobiler, med mulighet for fjernsletting
• Logging og sikkerhetskopiering
• Regelmessige risikovurderinger av systemer og leverandører

Våre medarbeidere er underlagt taushetsplikt.

Dersom vi gjør vesentlige endringer i denne erklæringen, informerer vi om dette på nettstedet. Dato for siste oppdatering fremgår øverst i erklæringen.

Spørsmål om personvern kan rettes til:

Frend Digital AS E-post: hei@frend.no Telefon: +47 24 02 20 27 Postadresse: St. Olavs Gate 27, 0166 Oslo

Dersom du mener vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet:

Nettsted: www.datatilsynet.no E-post: postkasse@datatilsynet.no Telefon: 22 39 69 00