Tre grunner til at dere bør slutte å sende e-post internt

På plussiden: Terskelen for å kommunisere med kolleger og kunder har aldri vært lavere. Et minus: Mange opplever at innboksen er et tidssluk.

I innboksen finner du alt mulig. Hulter til bulter. Den viktige informasjonen du må ta stilling til, ligger sammen med nyhetsbrev, eviglange fellestråder og helt irrelevante beskjeder der du er satt på kopi.

Det er ikke noe galt med e-posten i seg selv. Det er måten det brukes på. Vi ser at e-posten brukes ukritisk uavhengig av hva behovet er. Det er det på tide å gjøre noe med.

Her er tre grunner til at vi bør avskaffe den interne e-posten – og hva vi bør gjøre i stedet.

1) En stor distraksjon og et tidssluk

E-post overlesser oss med informasjon og hindrer oss i å bruke tiden vår på det som er viktigst. Et titall meldinger flommer daglig inn i innboksen vår, og siden vi ikke vet hva som er viktig, må vi lese gjennom det meste.

Informasjonsflyten er særdeles lite effektiv.

Særlig ledere forteller at de drukner i mail. Mange ender opp med å måtte gjøre den «egentlige» jobben etter arbeidstid. Har du varslinger for nye e-poster også, enten ved et «pling» eller en tekstrute som popper opp i høyre hjørne av skjermen, er det enda verre. Alle avbrytelsene skaper ekstra stress og frustrasjon.

Og kanskje viktigst av alt: Strømmen av henvendelser gjør det vanskelig å få gjort arbeid som krever konsentrasjon. Enten det er å skrive rapporter, lage budsjetter, forberede presentasjoner eller gjøre analyser.

2) Vanskelig å finne informasjon

Et problem med e-poster er at informasjonen blir veldig silobasert. Du er den eneste som har tilgang til din egen innboks.

Det kan gjøre det tidkrevende og vanskelig å hente inn informasjon. For ansatte som skal kobles på et nytt, pågående prosjekt, kan det være et mareritt. Et excel-ark du trenger, ligger i en gammel e-post hos noen som har sluttet. Word-filen ligger i en annen. All dialogen er spredt på et hundretall e-poster det siste året.

Da er det kanskje ikke så rart at vi bruker i snitt 20 prosent av arbeidstiden vår til å lete etter informasjonen vi trenger for å gjøre jobben vår, ifølge en rapport fra McKinsey.

3) Skaper behov for stadige statusmøter

En tredje bivirkning av hyppig e-postbruk er et stadig behov for statusmøter. Når mye av dialogen foregår over e-post, er det som regel ingen steder der utviklingen i et prosjekt oppdateres fortløpende.

Derfor kaller vi inn til hyppige statusmøter for å skaffe oss oversikt. Hvor langt er vi kommet i prosjektet? Hvilke flaskehalser har vi? Hvor må vi sette inn ekstra ressurser?

Møtene spiser tid av arbeidsdagen og er svært kostbare. Men, slik trenger det ikke å være.

Det finnes i dag mange gode digitale verktøy som hjelper oss å jobbe mer effektivt, finne informasjon lettere og som minsker behovet for statusmøter. De siste årene er de også blitt svært brukervennlige og lette å ta i bruk, selv for bedrifter utenfor IT-bransjen.

De fleste arbeidsplasser bør ha et “work management”-verktøy, som Asana, Monday, Wrike, Teams eller Trello. Disse samler kommunikasjon, prosesser, prosjektstyring og oppgavehåndtering.

Disse verktøyene er betydeilg bedre enn e-post på mange områder. For det første legger de til rette for kontekstbasert kommunikasjon. Det betyr at all dialog på et prosjekt eller en oppgave foregår på samme sted, som alle involverte har adgang til. Her kan dere også enkelt laste opp filer, delegere oppgaver og holde hverandre oppdaterte på fremgangen i prosjektet. De løser med andre ord mesteparten av kommunikasjonsbehovet i en bedrift.

Og alle på prosjektet får tilgang til informasjonen de trenger, når de trenger den – uten å måtte etterspørre den eller forstyrre kolleger.

E-post er fortsatt et godt verktøy til mange oppgaver. 50 år etter at den første e-posten ble sendt, er det imidlertid på tide å pensjonere e-posten som en løsning på alle kommunikasjonsbehov.