Du jobbet 7,5 timer. Var mer enn 3 av de produktive?

Så lite som 39 prosent av arbeidstiden til en gjennomsnittlig kontorarbeider går til kjerneoppgavene deres, viser en rapport fra McKinsey. Men problemet er ikke at vi tvinner tomler. Ingen er produktive 100 prosent av tiden; det er bare menneskelig at litt av kontortiden går til småprat, foosball, nettaviser og sosiale medier.

Det som er problemet, er alle timene som tilsynelatende faktisk går til arbeid, men som ikke tar oss noe nærmere det vi prøver å oppnå.

Vi bruker for mye tid på koordinering

Halvparten av norske arbeidstakere opplever at de ofte eller alltid har for mye å gjøre. En fjerdedel leser og svarer på arbeidsrelatert e-post utenom arbeidstid – hver dag. Tallene er fra levekårsundersøkelsen til SSB i 2019.

Det er ikke sikkert det egentlig er for mange oppgaver. Det er heller at vi hele tiden distraheres fra å gjøre dem.

Kontortiden går med til møter, e-post, forsøksvis multitasking og en konstant mental sjonglering av pågående og kommende oppgaver. Ifølge McKinsey-rapporten går 28 prosent(!) av en typisk arbeidsdag bare til e-post.

Ytterligere 19 prosent av tiden brukes på å søke etter- og samle informasjon, mens 14 prosent går til internt samarbeid og kommunikasjon.

En annen undersøkelse viste at flere ledere kaster bort over 1/3 av tiden sin på å lete etter dokumenter og prosjektinformasjon. Legg til det som går til pauser, distraksjoner og dobbeltarbeid, så er det ikke vanskelig å tro at det gjenstår bare tre timer av dagen til de tingene som tar deg og virksomheten nærmere målene deres.

Det er derfor vi blir sittende og jobbe på kveldstid – mens en og annen møtefri dag på hjemmekontor oppleves som en åpenbaring. Måten vi jobber på er ikke bare ineffektivt, det er mentalt utmattende.

Den gode nyheten er at det finnes løsninger.

Mer tid til verdiskapende arbeid med riktig verktøy

Spørsmålet er: Hvorfor hoper det seg opp med møter og e-post i utgangspunktet? Hvorfor bruker vi så mye tid på å lete etter filer og informasjon?

Det handler i bunn og grunn om å få kontroll over flyten av arbeid, oppgaver og informasjon i virksomheten.

Det finnes mer effektive måter å gjøre det på. Det finnes moderne, digitale verktøy som er laget spesifikt for dette. Nærmere bestemt en arbeidsstyringsplattform.

Et slikt verktøy – som Asana, Monday eller Wrike – samler alt det virksomheten trenger av oppgavehåndtering, ressursallokering, prosesshåndtering, prosjektstyring og kommunikasjon på ett og samme sted.

Ved å innføre et slikt verktøy – og sette det opp på en god måte, og bygge kultur for å bruke det – kan ledere og ansatte få en tydelig oversikt over hva de skal gjøre til enhver tid. Plattformen gir kontroll over hva som skal gjøres når og av hvem – og hvorfor.

Ledere får oversikten de ønsker seg – mens hver enkelt får tilgang på all nødvendig informasjon, siste oppdateringer og ressurser de trenger for å gjøre jobben sin. Og all informasjon og kommunikasjon står i kontekst til den aktuelle oppgaven.

En undersøkelse gjort av IDC for Asana viste at daglige brukere av verktøyet i snitt kuttet tiden de brukte på e-post og administrativt arbeid med en tredjedel, og halverte tiden brukt på å lete etter informasjon.

Jobb smartere, bedre og mer effektivt

Informasjon som deles muntlig forsvinner ut i glemselen. Hver nye e-post drukner den forrige. Begge deler ekskluderer dem som ikke var til stede eller stod på kopi.

Resultatet av å ikke ha god nok flyt og kontroll på nødvendig informasjon og ressurser, er en slitsom arbeidshverdag der det er vanskelig å få ting gjort. Men vi trenger ikke å utsette oss selv for dette.

Tiden etter pandemi og unntakstilstand er et godt tidspunkt for å tenke nytt – og revurdere hvordan virksomheten jobber. Har dere så gode rammer som dere kan ha for å sikre produktivitet og trivsel i arbeidshverdagen? Har dere verktøyene, kulturen og rutinene som skal til for å jobbe effektivt og få ting gjort?

Kanskje kan dere, med nokså enkle grep, legge til rette for en hverdag der du får inn en time eller to med mer produktivt arbeid – hver eneste dag.

Og det uten å få dårlig samvittighet for å bruke litt tid på småprat, nettaviser eller bordtennis i arbeidstiden. Eller å måtte bruke kveldene for endelig å få litt arbeidsro.