Et moderne videomøterom eller et digitalt møterom består minimum av et videokamera, TV, høyttaler og mikrofon, og med en maskin til å kjøre systemet blir oppsettet komplett.
3 gode grunner til å ha et moderne videomøterom
Tekst: Håkon Røsten
Publisert:
Med et godt oppsett kan dere endre måten dere samhandler på i din virksomhet, og her gir vi deg tre grunner til hvorfor dere burde vurdere investeringen.
Hva er et moderne digital møterom?
Vi betegner et moderne digitalt møterom som et møterom med mulighet for enkel og rask tilkobling av videosamtaler og fremvisning av presentasjoner. Dette krever en TV eller projektor og ofte et system for videokonferanse.
Tiden da videokonferansesystem kun ble levert av spesialiserte leverandører til hinsides priser er over, og det er mange muligheter for å bygge sin egen skreddersydde løsning. Ofte er også programvaren som trengs allerede bygget inn i produktivitetsplattformen dere bruker i dag, så det krever ikke oppsett av enda en løsning.
1) Økt mobilitet og fleksibilitet
Digitale møterom legger til rette for å delta i møter gjennom digital tilstedeværelse. Dette gjør at ansatte ute på reise eller som på annen måte er forhindret til å delta fysisk i et møte kan være med og være høyst delaktig.
Virksomheter som er spredt over flere lokasjoner vil også kunne redusere behovet for å reise til forskjellige lokasjoner for å delta på møter, noe som også sparer miljøet.
2) Det er enkelt
Deltagere i konferansemøter rapporterer at de kaster bort 8,7 minutter i gjennomsnitt på å starte konferansemøtet*. Vi mener at dette hovedsakelig kan begrunnes gjennom dårlige og utdaterte løsninger. Med et moderne skybasert oppsett vil deltagelse alltid kun være en link og ett klikk unna.
Ved å bruke en løsningen fra deres produktivitetsplattform vil rommets og videokonferansesystemets kalender være synkronisert med resten av plattformen, og alle kalenderhendelser vil ha en egen link for videokonferanse. Vår erfaring med dette er veldig god, og oppstart av et møte tar under 30 sekunder.
3) Koster ikke skjorta
Et toppmoderne digitalt møterom trenger ikke være dyrt. For et rom med opptil 10 deltagere ligger gode løsninger på 20-30 000,- kroner. For å sette det i perspektiv er det tilsvarende en flybillett t/r Singapore eller transportkostnad for 10 personer t/r Oslo Bergen. Et system som kan vare i flere år og redusere behovet for reiser betraktelig i denne perioden vil kunne spare virksomheten for tusenvis av kroner.
Utover den direkte besparelsen på reise, kan også økt mobilitet og fleksibilitet føre til økt lønnsomhet. I tillegg vil tiden brukt på feilsøking og oppkobling av møter være tilnærmet eliminert.
*Enterprise Conferencing: User Behavior & Impact Report, https://loopup.com/app/uploads/2018/01/enterprise-conferencing-impact-report-2017.pdf, hentet 23.01.2020.
I denne vidoen snakker Magnus om mulighetene i moderne videomøter og digitale møterom
