Digital arbeidsplass Digital samhandling Skyløsninger

I 2018 brukte én fjerdedel av virksomheter verden over Google Workspace (G Suite) som e-postløsning. Men hvor mange av disse virksomhetene utnytter den fulle verdien av G Suite som produktivitets-plattform? Vi erfarer at det er et fåtall av bedriftene vi jobber med.

*Oppdatering 27.10.20: G Suite har blitt til Google Workspace

For å bruke G Suite som det er ment er det flere aspekter som må på plass. Her gir vi deg de viktigste.

Bruk applikasjonene

G Suite er en fullverdig produktivitetsplattform som kan dekke de aller fleste behov til små og mellomstore bedrifter. Brukes det kun til e-post eller fillagring går du glipp av fordelene ved å ha en helhetlig plattform, og forretningskritisk informasjon ender opp med å bli spredt på tvers av flere systemer.

G Suite er satt opp for at informasjon skal flyte sømløst mellom forskjellige applikasjoner, for eksempel tilgang til fillagring (Google Drive) direkte fra e-posten (Gmail) eller synkronisering av kontakter på tvers av plattformen. Vår klare anbefaling er å ta i bruk så mange av applikasjonene som er hensiktsmessig, og ikke bruke andre programmer for behov som allerede dekkes av G Suite.

Ved å bruke G Suite applikasjonene til det fulle legges det til rette for god samhandling på tvers av bedriften og økt produktivitet hos den enkelte. Deling av dokumenter, samskriving i dokumenter og synkronisering går problemfritt.

Utover samhandlings- og produktivitetsgevinster vil det også redusere IT-kostnader, da bedriften slipper å ha abonnement på Dropbox eller Office-pakken i tillegg til G Suite.

Jobb i skyen

G Suite er “Born in the Cloud”. Dette betyr at det er laget for å fungere best når det kjøres direkte gjennom en nettleser, og ikke gjennom skrivebordsapplikasjoner lokalt på datamaskiner. Google utvikler stadig nye smarte funksjoner på plattformen, og flere av disse er kun tilgjengelig dersom du kjører G Suite gjennom Googles egen nettleser, Google Chrome.

Vi anbefaler å bruke G Suite som det tiltenkt - i skyen. Dette innebærer å ikke bruke programmer som Outlook eller Apple Mail for å lese e-post og ikke synkronisere kalenderen til kalender-programmet på maskinen din, men heller bruke Google Kalender på nett.

Dette prinsippet gjelder også på mobil. Last ned og bruk Googles brukervennlige apper fremfor å bruke applikasjonene som ligger forhåndsinstallert på telefonen.

Utvid funksjonaliteten med integrasjoner

Dersom G Suite applikasjonene ikke er tilstrekkelig for å dekke deres behov, er det tilrettelagt for å integrere tredjeparts applikasjoner i G Suite. Dette kan for eksempel være en Slack-integrering for å utvide funksjonaliteten i internkommunikasjon, eller en Asana-integrasjon for å legge til funksjonalitet for prosjektstyring.

Ved å bruke G Suites egne applikasjoner gjennom Chrome nettleser og ved å legge til eller utvide funksjonalitet med integrasjoner er dere godt på vei til å utnytte fordelene og verdien av G Suite.

Det kan også være nyttig å se Magnus' fem tips til deg som bruker skybaserte verktøy:


Samarbeider dere effektivt digitalt? Ta vår digitale samhandlingstest her

Har dere også lyst til å lykkes digitalt?
La oss ta en prat!

Martin Fossedal

Daglig leder og driftsansvarlig

932 55 710

martin@frend.no

Få månedlig innsikt og nyheter rett i innboksen - meld deg på vårt nyhetsbrev