Digitalisering IT-strategi Opplæring Programvare Skyløsninger

*Office 365 har byttet navn til Microsoft 365 og G Suite har byttet navn til Google Workspace.

Så godt som alle SMBer har behov for e-post, dokumenthåndtering, fildeling og -lagring. For å løse dette finnes to internasjonale aktører som slår andre løsninger på alt fra funksjonalitet til sikkerhet: Microsoft Office 365 og Google G Suite. Deres produkt defineres som produktivitetsplattformer. I denne videoen forklarer Henrik hovedforskjellen mellom G Suite og Office 365:

Produktivitetsplattformer er ofte kjernen i en teknologirigg og kan være en viktig del av en digital transformasjon eller en muliggjører for andre skybaserte verktøy.

For å svare på hvilken plattform som lønner seg må vi se på hva som driver lønnsomhet. I norske kunnskapsbedrifter mener vi mye ligger i at de ansatte kan jobbe effektivt og at nedetid koster skjorta, ikke i om den ene plattformen koster 20 kr mer per i lisens i måneden.

Vi anbefaler derfor å velge den plattformen som passer best til måten dere jobber på og som sørger for at ting «bare funker». Når det er sagt er det ikke noe “fasit” på hvilken plattform som passer for dere.

Les gjerne mer om noen av våre råd og refleksjoner når man skal velge nye digitale systemer og verktøy her.

Her er fem punkter dere bør tenke på ved bytte av plattform

1. Hvilke behov har bedriften og de ansatte?

Vi opplever ofte at SMBer har de systemene de har “fordi vi alltid har hatt det sånn”. Det er sjeldent gjennomført kartlegginger og behovsanalyser for å finne ut av
1) hvilken produktivitetsplattform man skal bruke (O 365 vs. G Suite)
2) hvordan det henger sammen med resten av teknologiriggen.


Resultatet blir ofte svært suboptimale løsninger.

Vi ser igjen og igjen at det å velge riktig plattform og verktøy lønner seg, men at det må begynne med å forstå de bedriftens og ansattes behov. Aller best å forstå samspillet mellom forretning, teknologi og mennesker.

2. Avanserte funksjoner vs. sømløs samarbeid og samskriving

Her er det vesentlige forskjeller. Office 365 har uten tvil mest avansert funksjoner i programvaren man bruker til vanlig i Outlook, Excel, PowerPoint.

G Suite er overlegen når kommer til brukervennlighet, samarbeid, samskriving, hastighet og integrasjoner mot andre skybasert verktøy.



Så noen relevante spørsmål blir da fort:
- Hva er viktigst for dere? Raskt og effektivt samarbeid eller avanserte funksjoner?
- Bruker dere den mest avanserte funksjonaliteten i O365 eller holder G Suite sin funksjonalitet?

3. Skybasert eller lokal jobbing?

Skyen har mange fordeler, men er ikke nødvendigvis alltid best. Hvordan jobber dere og hvilke behov har dere?

Skyen lønner seg som regel hvis dere:
- Er mye på farten og trenger mobil tilgang
- Samarbeider på dokumenter (fildeling)
- Samskriver i dokumenter i sanntid
- Jobber en del utenfor kontoret

4. Flere forskjellige verktøy eller alt i ett?

Noen ganger er det riktig å velge «monolitten» - systemet som kan alt. Andre ganger er det bedre å velge 2-4 litt mindre og enkle systemer, og eventuelt integrere systemene om det er behov for det. F.eks. synkronisere kontaktinfo mellom systemene.

Nedenfor ser du illustrasjoner som prøver å utdype forskjellen på det de to og hvordan Office 365 og G Suite plasserer seg i de to.



Det kommer an på her også, og det er vanskelig å gi én tydelig anbefaling, men vi anbefaler ofte å velge litt mindre komplekse systemer (enn monolitten) og heller enklere systemer som er «best i klassen» innenfor behovet/problemet du prøver å løse. Sørg ihvertfall for at systemet som blir valgt faktisk blir brukt.

5. PC eller Mac?

Om man bruker PC eller Mac er i utgangspunktet ikke det som bør avgjøre hvilken plattform man bør velge, men bør hensyntas.

Vår erfaring tilsier at Office på Mac har noen begrensinger i forhold til PC. Dette viser seg i synkronisering av OneDrive og SharePoint, samt funksjoner i skrivebordsprogrammene. Bruker dere PC er det mye enklere og “riktigere” enn hvis dere bruker Mac. G Suite brukt som det er tiltenkt, i skyen, er like uavhengig av maskinvare og operativststem.

Bør dere bruke Office 365 eller G Suite?

Det finnes ikke et fasitsvar, men dette er de viktigste faktorene som må hensyntas:

- Mennesker, samhandling og kultur
- Eksterne interessenter
- Monolith vs. microservices
- Fremtidens behov
- Kostnader
- Direkte og indirekte kostnader - total eierkostnad
- Kortsiktig investering vs. langsiktig inntjenting

Trenger du sparring eller innspill? Ta kontakt, vi hjelper gjerne!

Lær mer om og få hjelp med Microsoft 365

Har dere også lyst til å lykkes digitalt?
La oss ta en prat!

Martin Fossedal

Daglig leder og driftsansvarlig

932 55 710

martin@frend.no

Få månedlig innsikt og nyheter rett i innboksen - meld deg på vårt nyhetsbrev