Digital arbeidsplass Programvare Skyløsninger

Det skjer, som alltid, mye i Google Workspace, og nylig slapp Google den etterlengtede funksjonen Visitor sharing som gjør det enklere å samarbeide på dokumenter med eksterne uten Google-konto. En etterlengtet funksjon som vil komme til stor nytte.

Hva betyr dette for bedrifter med Google Workspace?

Før Visitor sharing måtte eksterne brukere ha en Google-konto for å kunne samarbeide på dokumenter. Med den nye funksjonen kan du nå dele dokumenter og filer med eksterne samarbeidspartnere, firmaer og organisasjoner, like enkelt som du deler dokumenter og filer internt. Ved hjelp av en unik pin-kode får eksterne tilgang til det delte dokumentet - uten å måtte opprette en Google-konto.

Sånn fungerer det

Del med besøkende

*Forutsetninger:
Deling med besøkende må være slått på for organisasjonen din. Dette gjøres av administrator.

Besøkende kan redigere, kommentere eller se på dokumentet ditt i syv dager etter at de har bekreftet e-postadressen sin. Denne perioden kan forlenges ved at den eksterne bruker linken fra den opprinnelige delings-e-posten til å bekrefte identiteten sin på nytt.

Sånn deler du filer med eksterne:
1) Åpne filen du vil dele
2) Gå til Fil og klikk deretter på Del
3) Under «Del med folk og grupper» skriver du inn e-postadressen til den eksterne brukeren - dette trenger ikke være en Google-konto
4) Bestem tilgangsnivå til høyre i rullgardinen. Du kan velge mellom Lesetilgang, Kommentere og Redigere
5) Huk av for Send et varsel til inviterte personer
6) Klikk på Del eller Send

Den eksterne får en e-postinvitasjon med link til filen du ønsker å dele.

Samarbeid som besøkende

Når du blir invitert til å samarbeide om et Google-dokument, må du bekrefte identiteten din med en PIN-kode. Når du har gjort det, kan du samarbeide med andre om den delte filen eller mappen i sju dager. Hvis du har behov for å forlenge denne perioden, kan du bruke linken fra den opprinnelige delings-e-posten til å bekrefte identiteten din på nytt.

Sånn samarbeider du som ekstern
1) Åpne e-posten fra Google i innboksen din.
2) Klikk på Åpne
3) Logg inn med brukernavn og passord tilhørende e-postkontoen din
4) Åpne e-posten med bekreftelseskoden i innboksen din
5) Skriv inn bekreftelseskoden
6) Skriv inn telefonnummer om de blir bedt om dette og fyll deretter inn bekreftelseskoden du mottar på SMS

Nå kan du se, kommentere eller redigere den delte Google-filen eller -mappen.

💡 Lær hvordan du kommenterer og redigerer Google-dokumenter her

Få hjelp med Google Workspace

Google Workspace legger grunnlaget for bedre samarbeid og mer effektive prosesser, men det gjelder å få alle ansatte om bord for å virkelig utnytte mulighetene. Vi tilbyr kurs til både små og store grupper, som skreddersøm eller pakkeløsning, digitalt eller virtuelt - alt etter hva dere trenger.

Se vår kurs-side her

Har dere også lyst til å lykkes digitalt?
La oss ta en prat!

Håkon Røsten

Økonomiansvarlig / Konsulent

400 20 239

haakon@frend.no

Få månedlig innsikt og nyheter rett i innboksen - meld deg på vårt nyhetsbrev